Defter ve kartonların kaldırılması hakkında genelge

T.C.

ADALET BAKANLIĞI Müsteşarlık

Sayı : B.03.0.MUS.00.00.02/3 16/02/2009

Konu : Defter Ve Kartonların Kaldırılması

GENELGE No: 143

Bakanlığımız, UYAP ile yargı birimlerinde, merkez ve taşra teşkilatında, bağlı ve ilgili kuruluşlarında adalet hizmetlerinin daha etkin ve verimli şekilde yürütülmesini, iş süreçlerinin hızlandırılmasını, elektronik arşivin oluşturulmasını amaçlamış ve bu kapsamda yürütülen çalışmalar sonucunda UYAP'ın yaygınlaştırılması tamamlanmış olup; Cumhuriyet Başsavcılıkları ile Adli Yargı İlk Derece Ceza Mahkemeleri Kalem Hizmetlerinin Yürütülmesine Dair Yönetmeliğin ?Bilgisayar Kullanılarak Kayıt Tutulması? başlıklı 88. maddesinde;

?Bilgisayar kullanan Cumhuriyet başsavcılığı, mahkeme kalemleri ve bunlara bağlı birimlerde; bilgisayar kullanılarak tutulan kayıtlarla ilgili defterler ve kartonlar bir yıllık deneme süresinin bitiminden sonra tutulmaz. Bilgisayarın bir yıllık deneme süresinin yıl içine rastlaması hâlinde, defter ve kartonlar o yılın sonuna kadar tutulur. Bilgisayarla tutulan kayıtlar manyetik ortamda saklanır.? Hukuk ve Ticaret Mahkemelerinin Yazı İşleri Yönetmeliğinin ?Bilgisayar Kullanılarak Kayıt Tutulması? başlıklı 13/a maddesinde;

?Bilgisayar kullanan hukuk ve ticaret mahkemelerinde, bilgisayar kullanılarak tutulan kayıtlarla ilgili defter ve kartonlar bir yıllık deneme süresinin bitiminden sonra tutulmaz. Bilgisayarın bir yıllık deneme süresinin yıl içine rastlaması halinde, defter ve kartonlar o yılın sonuna kadar tutulur.

Bilgisayarda tutulan kayıtlar manyetik ortamda saklanır.? Bölge İdare Mahkemeleri, İdare Mahkemeleri ve Vergi Mahkemelerinin İdari İşleri İle Kalem Hizmetlerinin Yürütülmesi Usul ve Esaslarına İlişkin Yönetmeliğin ?Bilgisayar Kullanılarak Kayıt Tutulması? başlıklı 46/a maddesinde;

?Bilgisayar kullanan mahkemelerde bilgisayar kullanılarak tutulan kayıtlarla ilgili defter ve kartonlar bir yıllık deneme süresinin bitiminden sonra tutulmaz. Bilgisayarın bir yıllık deneme süresinin yıl içine rastlaması halinde, defter ve kartonlar o yılın sonuna kadar tutulur.

Bilgisayarda tutulan kayıtlar manyetik ortamda saklanır.? İcra ve İflas Kanunu Yönetmeliğinin ?Elektronik Ortamda Kayıt Tutulması? başlıklı 115.maddesinde;

Sayfa 1 / 2 B.03.0.MUS.00.00.02/3

?Elektronik ortamda veri girişi ve veri saklama uygulamasına geçen birimlerde bu Yönetmelik uyarınca tutulacak defter, dosya, basılı kâğıt, sicil ve diğer evrak elektronik ortamda tutulur.? hükümlerine yer verilmiştir.

Adli ve idari yargı birimlerinin çoğunluğu kayıtlarını bilgisayar ortamında tutmakla beraber bir kısım mahallerde hem bilgisayarda hem de fiziki ortamda defter tutmaya devam edildiği, bunun da personele ilave yük getirdiği ve yakınmalara neden olduğu tespit edilmiştir.

Bu nedenlerle ve yukarıda anılan yönetmelik hükümleri uyarınca;

1- 2008 yılı içinde veya daha önce UYAP'ın işletime alındığı birimlerde yönetmelik hükümleri uyarınca tutulması gereken defler ve kartonların 01.03.2009 tarihinden itibaren fiziki olarak tutulmaması,

2- 2009 yılı devir işlemlerinin bilgisayar ortamında yapılması, 3- Eksik bilgi ve veri girişi var ise tamamlanarak kayıtların bilgisayar ortamında tutulmaya başlanılması, Hususlarında bilgi edinilmesi ve gereğinin buna göre ifasını rica ederim.

Bakan