Muhasebe yetkililerinin sorumlulukları
MUHASEBE YETKİLİLERİN SORUMLULUKLARI VE VAKALET SORUNU KONULARINDA ÇÖZÜM ÖNERİLERİ
5018 Sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde sorumluluk konusunda kanun yayınlandığı 2003 yılından itibaren sürekli çeşitli dergilerde makaleler yayınlandı. En çok yazılan konu ise Muhasebe yetkililerinin sorumluluğu üzerine olandır.
Sayıştay'ın 14.06.2007 tarih ve 5189/1 sayılı Kararı ile 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu çerçevesinde sorumlu tutulacak görevli ve yetkililerin belirlenmesi hususunda ki tereddüt edilen hususlara ilişkin karar almıştır.
Buna göre Muhasebe yetkilisinin harcama sürecindeki rolü belge kontrolü ve ödeme olarak görülmekte ise de, kuruluş muhasebesinin genel düzenlemesi ve yönetim dönemi hesabının verilmesi bakımından bu görevlinin özel bir yeri ve işlevi vardır. Bu itibarla Sayıştay'a karşı sorumluluk noktasında muhasebe yetkilisinin sorumluluğunun ayrıntılı olarak incelenmeye çalışılacaktır.
Muhasebe Yetkilisinin imza kontrol Görev ve Sorumluluğu
5018 Sayılı Kanunun 61'nci maddesi uyarınca muhasebe yetkilisinin, ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi ve ekli belgeler üzerinde yetkililerin imzasını arama yükümlüğü bulunmaktadır.
Bu nedenle; ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi üzerinde harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin imzaları olmakla birlikte, ödeme emri belgesi eki belgeler üzerinde herhangi bir imza eksiği varsa muhasebe yetkilisinin ödeme emri belgesi üzerinde imzası bulunan harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisiyle birlikte sorumlu tutulması gerektiğine,
Ödeme emri belgesi üzerinde harcama yetkilisi veya gerçekleştirme görevlisinden sadece birinin imzası varsa, muhasebe yetkilisinin, imzası bulunan görevliyle birlikte sorumlu tutulması gerektiğine,
Ödeme emri belgesi üzerinde harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin imzaları yoksa muhasebe yetkilisinin, tek başına sorumlu tutulması gerektiğine,
Çoğunlukla
Ödemeye Esas Belgelerin Eksikliği ve Maddi Hata Bulunması Durumunda Sorumluluk
5018 sayılı Kanunun 61'inci maddesi ile Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, sertifika verilmesi ile çalışma usul ve esasları hakkında yönetmeliğin 29'uncu maddesinde, muhasebe yetkilisinin taahhüt ve tahakkuk aşamaları tamamlanmış, ödeme emri belgesi düzenlenmiş ve ön mali kontrolden geçerek ödenmek üzere muhasebe belgeleri ile ön ödeme belgeleri üzerinde, ödemeye ilişkin belgelerin tamam olup olmadığını ve maddi hata bulunup bulunmadığını kontrol etmekle yükümlü olduğu, ilgili mevzuatında belirtilen belgeler dışında belge aramayacağı ve sorumluluğun görevi gereği incelenmesi gereken belgelerle sınırlı olduğu belirtilmektedir.
5018 sayılı Kanunun 33'üncü maddesi uyarınca bütçeden bir giderin yapılabilmesi için iş mal veya hizmetin belirlenmesi; usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanmış ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekmektedir. Bu çerçevede gerçekleştirme görevlilerinin, harcama talimatı üzerine işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, yanında bu işlemlerin belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevi de bulunmaktadır. Dolayısıyla, ödemeye esas teşkil eden belgelerdeki noksanlıklardan gerçekleştirme görevlisinin sorumlu olmadığı söylenmez.
Öte yandan; giderin taahhüt ve tahakkuk aşamalarına ait olup, çeşitli gerçekleştirme görevlilerinin kendi yasal görevleri çerçevesinde düzenledikleri ve imzaladıkları belgelerdeki maddi hatalardan, muhasebe yetkilisini de sorumlu tutmaktadır. Bu olgu Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, sertifika verilmesi ile çalışma usul ve esasları hakkında yönetmeliğin 29'uncu maddesinin dördüncü fıkrasında; Muhasebe yetkilisinin maddi hataya ilişkin sorumlulukları, bir mali işlemin muhasebeleştirilmesine dayanak teşkil eden karar, onay, sözleşme, hakkediş raporu, bordo, fatura, alındı ve benzeri belgelerden; gelir, alacak, gider yada borç tutarının tespit edilmesine esas rakamların hiçbir farklı yoruma yer vermeyecek biçimde, bilerek veya bilmeyerek yanlış seçilmesi, oranların yanlış uygulanması, aritmetik işlemlerin yanlış yapılması ve muhasebeleştirmeye esas toplamlarının muhasebeleştirme belgesinde ilgili hesaplara noksan veya fazla kaydedilmek suretiyle yapılan yersiz ve fazla alma, verme, ödeme ve gönderilmesiyle sınırlıdır. Teknik nitelikteki belgelerde, bu niteliğe ilişkin olarak yapılmış maddi hatalardan bu belgeleri düzenleyen ve onaylayan gerçekleştirme görevlileri sorumlu olup, muhasebe yetkililerinin bu belgelere ilişkin sorumlulukları aritmetik işlemlerdeki yanlışlarla sınırlıdır. Biçiminde, 30'uncu maddesinde de, ödeme emirleri, muhasebe birimine geliş tarihinde de ödeme emirleri, muhasebe birimine geliş tarihinden itibaren, en geç dört iş günü içinde incelenir, uygun bulunanlar muhasebeleştirilerek tutarları hak sahiplerinin banka hesaplarına aktarılır. Eksik veya hatalı olan ödeme emri belgesi ve eki belgeler, düzeltilmek veya tamamlanmak üzere en geç, hata veya eksikliğin tespit edildiği günü izlen iş günü içinde, gerekçeleriyle birlikte harcama yetkilisine yazılı olarak gönderilir. Hata veya eksikleri tamamlanarak tekrar muhasebe birimlerine verilenler en geç iki iş günü sonuna kadar incelenerek muhasebeleştirme ve ödeme işlemi gerçekleştirilir.
Hak sahiplerinin banka hesaplarına aktarılmasının kasadan veya çek düzenlemek suretiyle bankadan yapılabilecek ödeme tür ve tutarları ile kontrol, muhasebeleştirme ve ödeme süresini dört iş gününden daha az olarak belirlemeye, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde Bakanlık, kapsamdaki diğer kamu idarelerinde üst yöneticiler yetkilidir. Şeklinde ifade edilmiş bulunmaktadır.
Yönetmeliğin yukarıya alınan maddesinde ifade edildiği gibi, bir mali işlemin muhasebeleştirilmesine dayanak teşkil eden belgelerde gelir, alacak, gider yada borç tutarının tespit edilmesine esas rakamlardaki açık, kolayca, görülebilen ve yorum gerektirmeyen hatalar maddi hata olarak nitelendirilmektedir.
Söz konusu mevzuat hükümleri karşısında, ödemeye esas teşkil etme niteliği bulunan; fakat gider evrakı arasında yer almayan, bir belge nedeniyle ortaya çıkan kamu zararı ile giderin taahhüt ve tahakkuk aşamalarına ait olup, gerçekleştirme görevlilerinin kendi yasal görevleri çerçevesinde düzenledikleri ve imzaladıkları belgedeki açık ve kolayca görülebilen ve yorum getirmeyen maddi hatalardan muhasebe yetkilisinin, harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisiyle birlikte sorumlu tutulması gerektiğine, hatanın bariz olup olmadığı hususunun ise yargı dairelerince karşılaştırılacak bir husus olduğuna çoğunlukla,
Muhasebe Yetkisinin Gideri Hak Sahibine ödeme Görevi
Muhasebe yetkilisinin, usul ve mevzuatına göre tahakkuk ettirilmiş gideri hak sahibine ödemek ve ödeme yaparken hak sahibinin kimliğini kontrol etmekle görevli olduğu, 5018 sayılı Kanunun 61'inci maddesinde ve Muhasebe yetkililerinin Eğitimi, sertifika verilmesi ile çalışma usul ve Esasları Hakkında yönetmeliğin 23 ve 29'uncu maddesinde hüküm altına alınmıştır. Muhasebe yetkilisi mutemetlerinin hesabına bakmak ve onları aklamak, Kanunu 61'inci maddesinin son fıkrasına göre, muhasebe yetkilisinin görevi olduğundan, gideri hak sahibine ödemeden doğan sorumluluktan mutemetlerin Sayıştay'a karşı sorumlu kabul edilmemesi gerekmektedir. Bu nedenle, hak sahibi olmayan kişilere yapılması nedeniyle ortaya çıkan kamu zararından, doğrudan ve tek başına muhasebe yetkilisinin sorumlu tutulması gerektiğine oybirliğiyle,
Muhasebe Yetkisinin Gelir ve Alacakları tahsil Görevi
5018 sayılı Kanunun 61'inci maddesinin birinci fıkrasında, muhasebe hizmeti; gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması, ilgilere verilmesi gönderilmesi ve diğer tüm mali işlemlerin kayıtların yapılması ve raporlanması işlemleridir. Şeklinde tanımlanmış; aynı maddenin ikinci fıkrasında muhasebe yetkilisinin, bu hizmetlerin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumlu olduğu belirtilmiş, aynı Kanunun 60'ıncı maddesinde de, ilgili mevzuatı çerçevesinde idare gelirlerini tahakkuk ettirmek, gelir ve alacaklarının takip ve tahsil işlemlerini yürütmek muhasebe biriminin görevleri arasında sayılmıştır. Muhasebe Yetkililerinin Eğitimi, Sertifika verilmesi ile çalışma usul ve esasları hakkında yönetmeliğin 23'üncü maddesinde, geliri ve alacakları ilgili mevzuatına göre tahsil etmek, yersiz ve fazla tahsil edilenleri ilgililerine iade etmek ve bu işlemlere ilişkin kayıtları usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutmak, mali rapor ve tabloları her türlü müdahaleden bağımsız olarak düzenlemek muhasebe yetkilisinin görevlerinden kabul edilmiş, aynı Yönetmeliğin 32'inci maddesinde de idarelerce ilgili kanunlarına göre tarh ve tahakkuk ettirilerek tahsil edilebilir hale gelmiş kamu gelir ve alacaklarının yükümlülükleri ve sorumluları adına ilgili hesaplara kaydedilecek tahsil edilmesinin muhasebe yetkilisini sorumlu olduğu açıkça ifade edilmiştir.
Açıklanan nedenlerle, idarelerce ilgili kanunlarına göre tarh ve tahakkuk ettirilerek tahsil edilebilir hale gelmiş kamu gelir ve alacaklarını, takip ve tahsil edilmesinden muhasebe yetkilisinin tek başına sorumlu olduğuna çoğunlukla; karar verildi.
Muhasebe yetkilileri ile ilgi en çok yazılan ikinci bir konu bizimde önemli olduğuna inandığımız Muhasebe yetkililerinin vekâlet sorunudur. Konuyu öncelikle muhasebe yetkililerinin atanması ve vekâlet sorunu incelenmeye çalışacağız.
5018 sayılı Kanunun 5436 sayılı Kanunun 10'uncu maddesiyle değişik 61'inci maddesinin 1 ve 2'inci fıkralarında ?Muhasebe hizmetleri; gelirlerin ve alacakların tahsili, giderlerin hak sahiplerine ödenmesi, para ve parayla ifade edilebilen değerler ile emanetlerin alınması, saklanması ve diğer tüm mali işlemlerin kâğıtlarının yapılması ve raporlanması işlemleridir. Bu işlemleri yürütenler muhasebe yetkilisidir. Memuriyet kadro ve unvanlarının muhasebe yetkilisi niteliğine etkisi yoktur.
Muhasebe yetkilisi bu hizmetlerin yapılmasından ve muhasebe kayıtlarının usulüne uygun, saydam ve erişilebilir şekilde tutulmasından sorumludur. 9.12.1994 tarih ve 4059 sayılı kanun hükümleri saklı kalmak kaydıyla, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin muhasebe hizmetleri Maliye Bakanlığınca yürütülür. Muhasebe yetkilileri gerekli bilgi ve raporları düzenli olarak kamu idarelerine verirler.? Hükmü, aynı Kanunu 5436 sayılı Kanunun 8'inci maddesiyle değişik Muhasebe yetkilisinin nitelikleri ve atanması başlıklı 62'inci maddesinde de ?Muhasebe yetkilisi görevini yürütmek üzere atanacakların, 657 sayılı Devlet Memurları Kanunun 48'inci maddesinde belirtilenler ile aşağıdaki şartları taşıması gerekir;
En az dört yıllık yüksek öğrenim görmüş olmak
Kamu idarelerinin muhasebe hizmetlerinde en az dört yıl çalışmış olmak koşuyla bu idarelerde muhasebe yetkilisi yardımcısı veya eşiti görevlerde bulunmak
Muhasebe yetkilisi sertifikası almış olmak
Son üç yıl içersinde olumsuz sicil almamış olmak
Aylıktan kesme ve kademe ilerlemesinin durdurulması cezası almamış olmak
Görevin gerektirdiği bilgi ve temsil yeteneğine sahip olmak
Ancak, belde ve nüfusun 25.000'in altında olan ilçe belediyeleri ile mahalli idare birliklerinde muhasebe yetkilisi görevini yürütmek üzere atanacakların, yukarıdaki fıkranın (c) , (d), (e) ve (f) bentlerinde belirtilen şartları taşımaları kaydıyla en az lise mezunu olmaları ve kamu idarelerinin muhasebe hizmetlerinde en az dört yıl çalışmış olmaları yeterlidir.
09.12.1994 tarihli ve 4059 sayılı kanun hükümleri saklı kalmak kaydıyla genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde muhasebe yetkilisi Maliye Bakanlığınca, diğer kamu idarelerinde ise üst yöneticiler tarafından atanır.
Muhasebe yetkilisi olacak görevliler, Maliye Bakanlığınca görevin niteliği dikkate alınarak mesleki konularda eğitime tabi tutulur ve bu eğitim başarıyla tamamlayanlara sertifika verilir.
Muhasebe yetkililerinin eğitimi ve bunlara sertifika verilmesi ile çalışma usul ve esasları, ?Maliye Bakanlığınca hazırlanacak ve Bakanlar Kurulu tarafından çıkarılacak yönetmelikle düzenlenir.? Hükmü yer almaktadır.
5018 sayılı kanunun 5436 sayılı kanunun 9'uncu maddesiyle değişik geçici maddesinde ise 31.12.2005 tarihi itibariyle
a) Maliye Bakanlığı kadrolarında Bütçe Dairesi Başkanı Muhasebe Müdürü, Gelir saymanlık Müdürü, Mal Müdürü, Saymanlık Müdürü, Vergi Dairesi Müdürü, Vergi Müdürü, Askeri Defterdar, Devlet Muhasebe Uzmanı ve Muhasebe Denetmeni olarak görev yapanlar ile daha önce en az beş yıl bu görevlerde bulunanlar, kamu idarelerinde Muhasebe Yetkilisi; (Devlet Muhasebe Uzman Yardımcıları ile Muhasebe Denetmen Yardımcıları hariç) bunların yardımcıları ile kadro unvanı sayman olanlar ise Muhasebe Yetkisi Yardımcısı,
b) Özel bütçeli idareler, mahalli idareler ve sosyal güvenlik kurumlarının muhasebe birimlerinde, birinci derecede sorumlu olarak çalışanlar ile daha önce bu görevi en az beş yıl yapmış olanlarla bu idarelerde bütçe dairesi başkanı gelir ve gider dairesi başkanı, muhasebe dairesi başkanı, gelir müdürü, bütçe müdürü ve muhasebe müdürü olanlar anılan idarelerde Muhasebe yetkilisi,
c) Sayıştay Denetçisi, başbakanlık Müfettişi, Yüksek Denetleme Kurulu Denetçisi, Maliye Müfettişi, hesap uzmanı, Bütçe Kontrolörü, Muhasebat Kontrolörü, Gelir Kontrolörü, Milli Emlak Kontrolörü, Tasfiye işleri ve Döner Sermaye işletmeleri Kontrolörü, Hazine Kontrolörü kadrolarında çalışmakta olanlar ile daha önce en az beş yıl bu görevde bulunanlar, kamu idarelerinde iç denetçi
d) Bakanlık, Müsteşarlık, başkanlık ve Genel Müdürlüklerde Müfettiş veya Kontrolör olanlar ile daha önce en az beş yıl bu görevlerde ve sosyal güvenlik kurumlarında iç denetçi;
e) Muhasebe, Milli Emlak ve Vergi Denetmenler ile bu görevlerde daha önce en az beş yıl bulunanlar, özel bütçeli idareler ile mahalli idarelerde, Belediye Müfettişi ve Hesap İşleri Murakıbı olanlar ile bu görevlerde daha önce en az beş yıl bulunanlar mahalli idarelerde iç denetçi, olarak 31.12.2007 tarihine kadar atanabilirler.
31.12.2005 tarih itibariyle kamu idarelerinin muhasebe hizmetlerini birinci derecede sorumlu olarak yürütmekte olanlar, bulundukları kamu idarelerinin muhasebe yetkiliği görevini 1.1.2006 tarihinden itibaren sertifikalı muhasebe yetkilisi atanıncaya kadar yürütürler. Bu kişiler, sertifika alamamaları halinde kadrolarına uygun bir göreve atanırlar. Ancak, bu maddenin yürürlüğe girdiği tarihten önce saymanlık hizmetleri Maliye Bakanlığı tarafından yürütülen idarelerde muhasebe yetkilisi atanıncaya kadar muhasebe hizmetleri Maliye Bakanlığının belirleyeceği kişilerce yürütülür.
(a) ve (b) bentlerinde belirtilen muhasebe yetkilisi görevini yürütmek üzere atanacak olanların Maliye Bakanlığınca verilecek mesleki eğitimden geçmeleri ve yapılacak sınavlarda başarı göstererek sertifika almaları şarttır. Ancak (a) ve (b) bentlerinde sayılanlardan sınavla bu konulara atanmış olanların muhasebe yetkilisi olarak atanmalarında sınav şartı aranmaz.
(c), (d) ve (e) bentlerinde belirtilen görevlere atananlar bu Kanunun öngördüğü sistemin uygulanmasına yönelik eğitime tabi tutulanlar. Atamalarda ilgilinin ve idaresinin muvafakati alınır.? Düzenlemesi yer almaktadır.
Anılan Kanunun 62'inci maddesine dayanılarak Maliye Bakanlığınca hazırlanan ve 30.12.2008 tarih ve 2005-9912 sayılı Bakanlar Kurulu Kararı ile 21.01.2006 tarihli ve 26056 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Muhasebe yetkililerinin eğitimi, sertifika verilemesi ile çalışma usul ve esasları hakkında yönetmeliğin 2'inci maddesinde ?Bu Yönetmelik, düzenleyici ve denetleyici kurumlar hariç olmak üzere genel yönetim kapsamındaki kamu idarelerinde görev yapan muhasebe yetkililerinin eğitimi, sertifika verilmesi ile çalışma usul ve esaslarını kapsar.? Denilmektedir.
4'Üncü maddesinin e) bendinde ?Muhasebe yetkilisi; Muhasebe Hizmetlerinin yürütülmesinden ve muhasebe biriminin yönetiminden sorumlu usulüne göre atanmış sertifikalı yöneticiyi,?
k) bendinde ise ?sertifika; şekli ve içeriği Bakanlık tarafından belirlenen ve sahibine muhasebe hizmetlerini yerine getirebilme yetkisi veren muhasebe yetkilisi sertifikasını ifade eder şeklinde tanımlama yapılmıştır.
Aynı Yönetmeliğin 20'inci maddesinde de ?Muhasebe yetkilileri, sertifikalı adaylar arasında, 9.12.1994 tarihli ve 4059 sayılı Kanun hükümleri saklı kalmak kaydıyla, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde Bakanlıkça, diğer kamu idarelerinde ise üst yöneticiler tarafından atanır.
Ancak, Türkiye Büyük Millet Meclisi ve Sayıştay'ın muhasebe hizmetlerini yerine getirmek üzere görevlendirilecek muhasebe yetkilileri, Türkiye Büyük Millet Meclisi Başkanı, Cumhurbaşkanlığı muhasebe hizmetleri yerine getirmek üzere görevlendirilecek muhasebe yetkilisi ise Cumhurbaşkanlığı Genel Sekreteri tarafından atanır.? Denmektedir.
Kanun geçici 5'inci maddesinin (a) ve (b) bentlerinde sayılan unvanlarda 31.12.2005 tarihi itibariyle görevde bulunanlar ile daha önce en az beş yıl bu görevlerde bulunanlara sınavla bu kadrolara atanmış olmak kaydıyla Muhasebe Yetkilisi (a) bendinde sayılanların yardımcıları ile kadro unvanı sayman olanların ise Muhasebe yetkilisi yardımcısı; olarak 31.12.2007 tarihine kadar atanma hakkı tanınmıştır. (a) bendinde sayılanlar tüm kamu idarelerinde Muhasebe Yetkilisi ve Muhasebe Yetkilisi yardımcısı olarak (b) bendinde sayılanlar ise özel bütçeli idareler, mahalli idareler ve sosyal güvenlik kurumlarında Muhasebe yetkilisi olarak atanabileceklerdir.
5018 Sayılı Kanun 62'inci maddesinde Muhasebe yetkililerinin nitelikleri ve atanma şartları belirtildiği halde Muhasebe yetkilisi yardımcılarının nitelikleri ve atanma şartları belirtilmemiştir.
Aynı maddenin üçüncü fıkrasında ?9.12.1994 tarihli ve 4059 sayılı kanun hükümleri saklı kalmak kaydıyla genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde muhasebe yetkilisi Maliye Bakanlığınca, diğer kamu idarelerinde ise üst yöneticiler tarafından atanır.? Denilmekte olup, genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde görev yapacak muhasebe yetkilisi ile özel bütçeli idareler, mahalli idareler ve sosyal güvenlik kurumlarında görev yapacak muhasebe yetkilisinin atanma şartları hakkında herhangi bir ayrım yapılmadığı gibi kanunun 62'nci maddesinde ayrı düzenleme yapılabilmesi için Maliye Bakanlığına düzenleme yapma yetkisi verilmemiştir.
01.01.2006 tarihine kadar genel ve Katma Bütçe kapsamındaki kamu idarelerinin muhasebe hizmetleri Maliye Bakanlığınca atanan Bütçe Dairesi Başkanı, Muhasebe Müdürü, Saymanlık Müdürü, Mal Müdürü ve Askeri Defterdar tarafından yürütülmüştür. Bu görevlere atanabilmek için ise mülga 29.05.2002 tarihli ve 24769 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Maliye Bakanlığı Personel Atama ve Görev de Yükselme Yönetmeliğinin ilgili hükümlerinde yer alan şartları taşımak zorunluluğu bulunmaktaydı.
9.08.2006 tarihli ve 26254 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan Maliye Bakanlığı Personeli Görevde Yükselme, Unvan Değişikliği ve Atama Yükselme Yönetmeliğinin 6-1/5'inci bendinde Muhasebe Müdürü, Saymanlık Müdürü ve Mal Müdürü unvanlarına atanabilmek için;
1- Muhakemat Müdür Yardımcısı, Saymanlık Müdür yardımcısı, Milli Emlak Müdür Yardımcısı, Emlak Müdür Yardımcısı, Maliye Kursu Yardımcısı ve Personel Müdür Yardımcısı ile uzman ve Eğitim uzmanı unvanlarında çalışmış olmak,
2- Sicil raporu düzenlenen son üç yılın sicil notları olumlu ve ortalaması en az iyi derecede olmak,
3- 10.12.2003 tarihli ve 5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu uyarınca muhasebe yetkilisi sertifikası almış olmak kaydıyla yapılacak sözlü sınavda başarılı olmak,
Şartları aranacağı belirtilerek önceki uygulamadan farklı olarak muhasebe yetkilisi sertifikası şartı eklenmiştir.
Yani genel bütçe kapsamındaki kamu idarelerinde muhasebe hizmetlerini yapmak üzere Maliye Bakanlığınca atanacak Muhasebe yetkilisinin bu maddede sayılan unvanlara sahip olması gerekmektedir.
Anılan Yönetmeliğin bu maddesi 5018 sayılı Kanunu 62'inci maddesine aykırı düşmektedir. Çünkü 62'inci madde de genel bütçe kapsamındaki kamu idareleri ile diğer kamu idarelerindeki muhasebe yetkililerinin atamaları için aranan şartlar farklı olarak düzenlenmemiştir.
Muhasebe yetkililerinin eğitimi, sertifika verilmesi ile çalışma usul ve esasları hakkında yönetmeliğin; 4'üncü maddesinin e) bendinde ?Muhasebe yetkilisi; Muhasebe hizmetlerinin yürütülmesinden ve muhasebe biriminin yönetiminden sorumlu, usulüne göre atanmış sertifikalı yöneticilik,? k bendinde ise ?sertifika şekli ve içeriği Bakanlık tarafından belirlenen ve sahibine muhasebe hizmetlerini yerine getirebilme yetkisi veren muhasebe yetkilisi sertifikasını ifade ettiği belirtilmiştir. Buna göre Muhasebe yetkilisi sertifikası olmayan personelin muhasebe hizmetlerini vekâleten veya tedviren yürütmesi Yönetmeliğin 4'üncü maddesine göre mümkün bulunmadığından muhasebe yetkilisinin görevinden kesin ayrılmalarda yerine asaleten atama yapılıncaya kadar veya geçici ayrılmalarında yerine vekâleten veya tedviren görevlendirilecek personelin muhasebe yetkilisi sertifikası olması gerekmektedir. (Mali Kılavuz Dergisi sayı 34 Ahmet Koçyiğit Devlet Muhasebe Uzmanı)
Muhasebe Yetkilisinin sorumluluklarını tekrar edersek
Ödeme aşamasında, ödeme emri belgesi üzerinde, harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin imzaları olup olmadığı ile birlikte, ödeme emri belgesi eki belgeler üzerinde herhangi bir imza eksiğinin olup olmadığını kontrol etmekten sorumlu oldukları
Ödemeye esas teşkil etme niteliği bulunan; fakat giden evrakı arasında yer almayan bir belge nedeniyle ortaya çıkan kamu zararı ile giderin taahhüt ve tahakkuk aşamalarına ait olup, gerçekleştirme görevlilerinin kendi yasal görevleri çerçevesinde düzenledikleri ve imzaladıkları belgedeki açık ve kolayca görülebilen ve yorum getirmeyen maddi hatalardan muhasebe yetkilisinin, harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisiyle birlikte sorumlu oldukları
Yapılan Harcamaların, Harcama Belgeleri yönetmeliğindeki belgelerin tam olup olmadığının kontrol edilmesinden
Ödeme emirleri, muhasebe birimine geliş tarihinden itibaren; en geç dört iş günü içinde incelenip, uygun bulunanların muhasebeleştirilerek tutarlar hak sahibinin banka hesaplarına aktarılması eksik veya hatalı olan ödeme emirleri belgeleri düzeltilerek ve tamamlanmak üzere en geç izleyen iş günü içinde gerekçesiyle birlikte harcama yetkilinse yazı ile birlikte geri göndermekle sorumlu oldukları
Gideri hak sahibine ödeme yaparken hak sahibinin kimliğinin kontrol etmek, hak sahibi olmayan kişilere yapılan ödemelerden tek başına sorumlu olduğu
İdarelerce ilgili kanunlarına göre tarh ve tahakkuk ettirilerek tahsil edilebilir hale gelmiş kamu gelir ve alacaklarının yükümlülükleri ve sorumlulukları adına ilgili hesaplara kaydedilerek tahsil edilmesinden sorumlu olduklarına Sayıştay tarafından karar verilse de, sorunun çözüldüğünü düşünmemekteyiz. Eksik ve Maddi hata konusundaki hatanın bariz olup, olmadığı konusunun tespitinin çözümü, konusundaki verilen kararın tartışılmaya devam edeceğini düşünmekteyiz.
Kamu kurumlarımızda görev yapan Muhasebe yetkililerinin bir tek kişi olduğu düşünüldüğünde yukarıda saydığımız evrakların kontrol edilip hatalı olanların tespit edilerek ilgili idarelere üst yazıyla iade edilmesi, emanet hesaplarının kontrollerinin bir kişinin tek başına altından kalkamayacağı açıktır.
Diğer taraftan Muhasebe yetkilisi, sertifikası olmayan personelin muhasebe hizmetlerini vekâleten veya tedviren yürütmesi Yönetmeliğin 4'üncü maddesine göre mümkün bulunmadığından muhasebe yetkilisinin görevinden kesin ayrılmalarda yerine asaleten atama yapılıncaya kadar veya geçici ayrılmalarında, yerine vekâleten veya tedviren görevlendirilecek personelin muhasebe yetkilisi sertifikası olması gerektiği belirtilmektedir.
Kamu kurumlarındaki strateji geliştirme dairesi başkanlıklarında tek bir sertifikalı Muhasebe yetkilisi görev yapmaktadır. Bu muhasebe yetkisinin yıllık izin, hastalık, mazeret ve dış görev gibi nedenlerle geçici de olsa görevlerinden ayrıldıklarında kendilerine kim vekâlet edecektir. Muhasebe yetkilileri izinli olduklarında bütün kurumların işleyişi duracak mı?
Kamu kurumlarında görev yapan Muhasebe yetkililerinin emeklilik, istifa, ölüm, görevden uzaklaştırmaları durumunda kurumlar bir anda sertifikalı Muhasebe yetkilisiz kalacaklardır.
5018 sayılı yasanın Muhasebe yetkilisinin görev ve sorumlulukları, 1050 sayılı saymanlarımızın görev ve sorumlulukları ile birebir örtüşmektedir. 1050 sayılı yasaya göre görev yapan Bütçe Dairesi Başkanlarının, Bütçe Dairesi Başkan Yardımcıları vardı. 5018 Sayılı yasada Muhasebe yetkilisi yardımcılarından bahsedilmiş ama bunların nasıl atanacakları ve kimlerden nasıl seçilecekleri konusunda yasal bir düzenleme yoktur. Bu kadar önemli bir görevi yapan kişileri tek başlarına bırakılmışlardır.
Muhasebe yetkilisinin hem sorumluluk konusunda hem de vekâlet edilmeleri konusunda çözüm önerisi olarak 1050 sayılı yasamızdaki gibi en az iki Muhasebe yetkilisi Yardımcısı kadrosunun kurumlara tahsis edilmesi ve bu kadroya atanacak kişilerinde Muhasebe yetkilisinde olması gereken bütün şartları taşıması ve sertifika almış olma zorunluluğu getirilmesi gerektiğini düşünmekteyiz. Bunun uygulamada faydası Muhasebe yetkilisi evrakların kontrol edilmesinde yardımcıları ile aralarında iş bölümü yaparak evrak kontrollerini en hızlı ve sağlıklı bir şekilde zamanında yapılması sağlanacaktır. Bunun yanı sıra muhasebe yetkilisi yardımcılarının her ikisi de sertifikalı olacaklarından, Muhasebe yetkilinsin olmadığında rahatlıkla vekâlet edebileceklerdir. Muhasebe yetkilisinin emekli, istifa, ölüm gibi ani olarak kurumdan ayrılmaları gerektiğinde, kurumun içinden yetişmiş birisi muhasebe yetkilisi görevine devam edecek ve işler aksamayacaktır.
Sonuç olarak Muhasebe yetkilisi yardımcılarında tıpkı muhasebe yetkililerin atanması gibi aynı koşullarda atanması ve sertifika almış olmaları gerektiğinin ilgi kanun maddesine eklenerek, Muhasebe yetkililerin sorumluluk ve vekâlet sorunlarının çözülmesi gerektiğini düşünmekteyiz.
Ayhan Gökdemir