İmsak
Güneş
Öğle
İkindi
Akşam
Yatsı

YÖK Denetleme Kurulundan akademik kurulların işleyişi hakkında bilgi notu

Yükseköğretim Denetleme Kurulu üniversitelerde akademik kurulların işleyişi hakkında bilgi notu paylaştı.

Kaynak : Memurlar.Net - Özel
Haber Giriş : 26 Ağustos 2019 10:05, Son Güncelleme : 21 Ağustos 2019 15:22
YÖK Denetleme Kurulundan akademik kurulların işleyişi hakkında bilgi notu

Bildiğiniz gibi, yükseköğretimle ilgili amaç ve ilkeleri belirlemek ve bütün yükseköğretim kurumlarının ve üst kuruluşlarının teşkilatlanma, işleyiş, görev, yetki ve sorumlulukları ile eğitim - öğretim, araştırma, yayım, öğretim elemanları, öğrenciler ve diğer personel ile ilgili esaslar 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununda düzenlenmiştir.

Bu kapsamda, söz konusu kanunda yükseköğretim kurumları ile akademik birimlerinin karar alma organları olan Senato, Üniversite Yönetim Kurulu, Fakülte Kurulu, Fakülte Yönetim Kurulu, Yüksekokul Kurulu, Yüksekokul Yönetim Kurulu, Enstitü Kurulu ve Enstitü Yönetim Kurulunun üyeleri, toplanma usulü, toplantı nisabı, görevleri ve karar nisabı gibi hususlar ayrıntılı olarak yer almaktadır.

Ancak, üniversitelerde akademik kurulların işleyişi ile ilgili birçok sorun yaşanmakta ve buna bağlı olarak hatalı işlemler görülmektedir. Bunun en büyük sebebi ise akademik kurulların toplanılmış gibi gösterilerek elden karar alma yöntemiyle yürütülmesidir.

Halbuki, üniversitelerde kurullar haftalık belirlenen günlerde önceden üyelere toplantı gündemi bildirilerek tüm üyelerin eksiksiz katılımıyla (yasal izin ve görevlendirmeler hariç) toplanmalıdır. Toplantılarda, gündem maddeleri tek tek müzakere edilerek karara bağlanmalı, bu kararlarda internet sitesi aracılığıyla iç ve dış paydaşlara sunulmalıdır. Fakat, ülke olarak toplantı gündemi oluşturma, davet etme, toplantıya zamanında başlama ve sonlandırma gibi hususlarda genel bir farkındalığımız olmadığı için bu durumlar üniversitelerde de oldukça fazla görülmektedir.

Bu sebeplerden dolayı olsa gerek, Yükseköğretim Denetleme Kurulu akademik kurulların işleyişi hakkında bir bilgi notu hazırlayarak internet sitesi üzerinden duyurmuştur.

Yavuz Selim KAPLAN

YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARINDA KURULLARIN İŞLEYİŞİ HAKKINDA BİLGİ NOTU

2547 sayılı Kanun ile yükseköğretim kurumlarının bünyesinde çok sayıda kurulun tanımlandığı ve bu kurulların kendi görev alanlarında karar organı olarak çok önemli işlevler yüklendiği görülmektedir. Bahse konu kurulların oluşma şekli, toplanma usulü, görevleri, toplantı ve karar nisabı aşağıdaki tablo yardımıyla özetlenebilir:

Kurulların çalışması ile ilgili olarak yukarıdaki tabloda özetlenen kurallar dışında uygulamada ortaya çıkan bazı hususlara da dikkat edilmesinde yarar vardır. Bu hususlara aşağıda kısaca değinilmiştir.

Tablo incelendiğinde anlaşılacağı üzere; mevzuata göre kurul toplantılarında, toplantı yeter sayısı üye sayısının yarısından fazlası, karar yeter sayısı katılanların salt çoğunluktur. Uygulamada ortaya çıkan sorunlar hakkında verilen yargı kararlarında konuyla ilgili olarak ortaya çıkan belirsizlikler giderilmiştir. Bu çerçevede örneğin bir fakülte yönetim kurulunun Dekan, 3 profesör üye, 2 doçent üye, 1 doktor öğretim üyesi olmak üzere 7 üyeden oluştuğu dikkate alındığında, toplantı yeter sayısının (7/2=3,5'tan fazlası) 4 kişi, karar yeter sayısının ise 3 kişiden az olamayacağı, (asgari toplantı yeter sayısı olan 4 kişiye göre) bu durumda toplantıya 3 kişi katılsa ve 3 imza olsa bile bu kararın hukuki anlamda hüküm ve sonuç doğurmayacağı dikkatten kaçmamalıdır. Bu nedenle her toplantı ve her karar açısından toplantı nisabı ve karar nisabının sağlanmasına dikkat edilmelidir.

Yapılan toplantı ve alınan kararlarda kurullara üye kişilerin tamamının bulunması esastır. Bulunmayan üyelerin ise geçerli bir mazereti olmalıdır (Örneğin; görevli, izinli, raporlu gibi). Toplantı tutanaklarının başında toplantıya katılanların yanı sıra katılmayanların da yazılması ve katılmayış mazeretlerinin tutanağa geçirilmesi uygun olacaktır.

Bir yönetim kurulu üyesinin (6 ay gibi) geçici görevlendirmesi veya yurtdışı eğitime gitmesi gibi hallerde görev süresi dolmasa bile yerine yeni bir öğretim üyesinin seçilmesinin, üyenin temsil ettiği kitlenin (Profesör, Doçent, Doktor Öğretim Üyesi vb.) iradesinin kurullara yansıması açısından uygun olacaktır.

Toplantı sonunda alınan kararların hemen imza altına alınmasının, ortaya çıkabilecek olumsuzlukların bertaraf edilmesi açısından çok büyük önem taşıdığı, toplantılarda alınan kararların bir sonraki toplantıda imza altına alınması ya da üyelere dolaştırılarak imzalatılması durumunda hataların ortaya çıktığı görülmektedir. Alınan kararlarda toplantıda olmayan kişilerin kararda imzasının olması ya da toplantıda olan kişilerin imzasının alınamaması, yeni üye olan kişilerin imzasının olması ya da üyeliği düşen kişinin kararın alındığı toplantıda olmasına rağmen imzasının alınmaması şeklinde çeşitli aksaklıklar çıkabilmektedir. Dolayısıyla hukuken alınan kararın geçerli olması ya da sakatlanmaması açısından ve alınan kararda oyu olan ya da olmayan kişilerin hukuki sorumluluklarının doğru tespiti açısından bu hususa özellikle dikkat edilmesi gerekmektedir.

Alınan kararlara katılmayan, karşı oy veren kişilerin alınan her bir karar için ayrı ayrı ismen belli olması gerekmektedir. "8/3 oy çokluğu ile" ya da "toplantıya katılanlardan 8'inin oyçokluğu ile" şeklindeki ifadeler uygun değildir. Alınan karara katılmayan kişilerin kimler olduğu hususunda her hangi bir şüphe olmayacak şekilde kararların imza altına alınması gerekmektedir. Ayrıca karara katılmayanların neden katılmadıklarına ilişkin açıklamaları varsa, bu açıklamanın da kararın eki olarak kayıt altına alınması gerekmektedir.

Kararların aynı sayfa içerisinde ardı ardına alındığı durumda her sayfanın altına katılan üyelerin her sayfada parafının olması ve son sayfada imzaları açılarak imzalanması, her bir kararın ayrı bir sayfaya kaydedilmesi şeklinde bir yöntemin belirlenmesi durumunda ise her bir kararın katılan üyeler tarafından imzalanması gerekmektedir.

Karar defterlerinde Raportör olarak katılan kişilerin kararları imzalamasının, toplantı ve karar nisabının hesaplanmasında karışıklıklara yol açabileceği değerlendirildiğinden, raportörlerin imzası yerine kararların altında paraflarına yer verilmesi daha uygun olacaktır.

Kararların kayıt altına alınması ve muhafazasının güvence altına alınması açısından kararların karar defterine alınması ya da alınan kararların karara defterine yapıştırılması, defterin her sayfasının 1 den başlayarak numaralandırılmış olması ve kararlar eğer yapıştırılıyor ise yapıştırılan sayfaların dört kenarından, mührün yarısı defter sayfasına, yarısı yapıştırılan sayfaya gelecek şekilde mühürlenmesi gerekmektedir.

Bu Habere Tepkiniz

Sonraki Haber