Yenilenen yönetmelik sonrası arz-rica durumu

Bilindiği üzere, yeni hükümet sistemine uyumla birlikte değişen ve gelişen teknoloji ile EBYS'lerin ihtiyaç duyduğu değişimleri göz önüne alarak, Cumhurbaşkanlığı tarafından "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik" 10 Haziran 2020 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir.

Söz konusu yönetmeliğin yürürlük maddesi uyarınca yeni yazışma kuralları, 01 Temmuz 2020 tarihinden itibaren uygulamaya geçecektir.

Bununla birlikte, mezkür Yönetmeliğin 36 ncı maddesinin 1 inci fıkrası gereğince Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanlığınca yazışmalarda uygulama birliğinin sağlanması ve idari işleyişin verimli yürütülebilmesi amacıyla "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik Kılavuzu" ve eğitim videoları hazırlanarak https://www.tccb.gov.tr/resmiyazisma adresinden erişime açıldı.

Resmi yazışmalarda oldukça ehemmiyet verilen "Arz/Rica Durumu" ilgili Yönetmeliğin 16 ncı maddesinin 12 nci fıkrasında düzenlenmiştir. Söz konusu hükümde;

"a)Yazışma yapan makamlar arasındaki hiyerarşi yönünden alt makamlara "... rica ederim.", üst ve aynı düzeydeki makamlara "... arz ederim." ibaresiyle bitirilir.

b)Üst, aynı düzey ve alt makamlara birlikte dağıtımlı olarak yapılan yazışmalar "... Arz ve rica ederim." veya "... arz/rica ederim." ibaresiyle bitirilir.

c)Muhatap kısmında ikinci satırda parantez içerisinde birim veya idare ismi belirtilen yazışmalar, birinci satırda yer alan muhatap idare dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilir.

ç)1 sayılı Cumhurbaşkanlığı Kararnamesinin 6 ncı maddesi gereğince bakanlıklarla yapılan yazışmalar, Cumhurbaşkanlığı İdari İşler Başkanı tarafından veya adına imzalandığında "Rica ederim." ibaresiyle bitirilir.

d)Belge, imza yetkisini devreden makam adına imzalandığında, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumu dikkate alınarak arz veya rica ibarelerinden uygun olanı ile bitirilir.

e)Muhatabı gerçek kişi olan yazışmalar "Saygılarımla.", "İyi dileklerimle." veya "Bilgilerinize sunulur." ibareleriyle bitirilebilir." düzenlemeleri yer almıştır.

Arz/Rica durumuyla ilgili, yönetmelikte yer alan hükümler kılavuzda ve eğitim videolarında daha ayrıntılı olarak aşağıdaki tabloda açıklanmıştır.

GEREĞİ VE BİLGİ İFADELERİNİN KULLANIMI

Bilgilerini ve gereğini rica ederim.

Hiyerarşi Yönünden Alt İdare veya Birimle Yapılan Yazışmalarda

Bilgilerini rica ederim.

Gereğini rica ederim.

Gereğini bilgilerinize arz ederim.

Hiyerarşi Yönünden Üst ve Aynı Düzeydeki İdare veya Birimle Yapılan Yazışmalarda

Bilgilerini ve gereğini arz ederim.

Bilgilerinize arz ederim.

Bilgilerini ve gereğini arz ve rica ederim.

Hiyerarşi Yönünden Üst, Aynı ve Alt Düzeydeki İdare veya Birimle Yapılan Yazışmalarda

Gereğini arz ve rica ederim.

Bilgilerini arz ve rica ederim.

Yukarıdaki tabloya ilave olarak resmi yazışmalarda tüm memurların dikkat etmesi gereken bazı hususlar şunlardır:

1- Belge, imza yetkisini devreden makam adına "a." İmzalandığında, yetkiyi devreden makamın hiyerarşik durumuna göre arz ve/veya rica ibarelerinden uygun olanıyla bitirilmelidir. Örneğin, Bakan adına Genel Müdür imzalı gidecek belge hazırlarken, gidecek kurumla hiyerarşik ilişki Bakan üzerinden dikkate alınarak arz/rica ibaresi belirlenmelidir.

2- Kamu kurumları, kamu niteliği olmayan tüzel kişilikler ile yaptıkları yazışmalarda "Rica ederim." ibaresi ile bitirilmelidir.

3- Kılavuza göre "Bilgilerinizi rica ederim." kullanımı resmi yazışmalardan kaldırılmıştır. İlave olarak, resmi yazışmalarda üst makamlara sunulan tekliflerde, "Takdirlerinize arz ederim.", "Tensiplerinize arz ederim." gibi kullanımlar kılavuzda yer almamaktadır.

4- Kılavuzda ayrıca şu konunun altı özellikle çizilmiştir. Arz ve rica ibarelerinin belirlenmesinde muhatap idare üst yöneticisinin ek göstergesinin, protokolün ve hiyerarşinin esas alınması gibi idarelerce geliştirilen farklı farklı yöntemler ve süreçler bulunduğuna dikkat çekilerek; "Arz" ve "Rica" ibarelerin tercih edilmesinde mevzuatla veya farklı hususlarca net olarak hiyerarşi yönünden ast-üst ilişkisinin tanımlanmadığı durumlarda metnin sonunun "arz ederim" ifadesi ile bitirilmesinin uygun olacağı ifade edilmiştir.