Devlet Memurlarının Sicil Raporlarının Doldurulma Usul Ve Esasları
Sicil raporlarının doldurulması ile usul ve esaslar ve sicil raporları ile ilgili karşılaşın problemlere yönelik Sitemiz Uzmanlar ekibinin önerdiği çözümler bu bölümde yer almaktadır.
Haber Giriş : 2003-04-15T00:00, Son Güncelleme 2018-03-27T00:42
Devlet memurlarının sicil raporları, Devlet Memurları Sicil Yönetmeliği
çerçevesinde doldurulmaktadır. Buna göre bu yönetmelik; 657 sayılı Devlet
Memurları Kanununun değişik 1 nci maddesinin 1 nci fıkrası kapsamına giren
memurlar hakkında uygulanır. Yani bu yönetmelik; Genel ve Katma Bütçeli
Kurumlar, Il Özel Idareleri, Belediyeler, İl Özel Idareleri ve Belediyelerin
kurdukları birlikler ile bunlara bağlı döner sermayeli kuruluşlarda, kanunlarla
kurulan fonlarda, kefalet sandıklarında veya Beden Terbiyesi Bölge Müdürlüklerinde
çalışan memurlar hakkında uygulanmaktadır.
Ayrıca bu Yönetmelik hükümleri, aylıklarını 657 sayılı Devlet Memurları
Kanununun ek geçici maddelerine göre alan memurlar hakkında da uygulanmaktadır.
Bu yönetmelik çerçevesinde;
Sicil Raporu:
Sicil amirlerinin, mesleki ehliyetin belirlenmesini sağlayan soruları
not usulüyle, şahsiyetle ilgili konuları mütalaa şeklinde değerlendirerek
memurların mesleki ehliyetleriyle şahsi meziyet ve kusurlarını belirledikleri
Yönetmeliğe ekli forma göre yapılan değerlendirmeyi ifade etmektedir.
Sicil Amiri:
657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 112 nci maddesinde öngörüldüğü
şekilde yürürlüğe konulan yönetmelikler gereğince sicil raporlarını ilk
(birinci), ikinci ve üçüncü derecede yetkili olarak doldurmakla görevlendirilen
amirleri, ifade etmektedir.
Atamaya Yetkili Amir:
Atama usul ve esaslarını belirleyen mevzuat hükümleriyle atama yetkisi
tanınan memurları müşterek kararla veya Bakanlar Kurulu Kararı ile atanan
memurlar bakımından ise inha eden makamı, ifade etmektedir.
En Üst Yönetici:
Başbakan ve Bakanları; Başbakanlık ve Bakanlıklarda Müsteşarı; bağlı
veya ilgili kuruluşlarda bunların başında bulunan Müsteşar, Başkan, Genel
Müdür, Genel Sekreter ve Müdürü; 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununa tabi
kurumlar bakımından özel yönetmeliklerinde belirtilenler, Sicil Raporlarının
Muhafazası ile Görevli Makamlarla ilgili hususların uygulanmasıyla ilgili
olarak da kurumların, bölge, il ve ilçelerdeki taşra teşkilatının başında
bulunanları, ifade eder.
Memur Kütüğü ve Memur Cüzdanı
Kamu kurumlarına memur olarak atananlar kurumlarca tutulan memur kütüklerine
kaydedilir. Her memura ayrı bir numara verilir.
Kütüğün her memura ait bölümüne, memurun adı, soyadı, cinsiyeti, doğum
tarihi ve yeri, öğrenimi, kadrosu, işe başlama ve işten ayrılma tarihi
ve sebebi kaydedilir. Memur kütükleri özlük işleri birimlerince tutulur.
Kurumlarca her memura kimlik belgesi olarak kullanılmak üzere memur cüzdanı
verilir. Memur cüzdanında memurun adı, soyadı, doğum yeri, doğum tarihi
ve görevi belirtilir.
Herhangi bir sebeple kurumdan ayrılanların memur cüzdanları geri alınır.
Özlük Dosyası
Her memur için kurumlarınca bir özlük dosyası düzenlenir. Bu dosyada
memurun adı ve soyadı, kütük sıra numarası, doğum yeri ve tarihi, cinsiyeti,
medeni hali, nüfus hüviyeti cüzdanı ile öğrenim belgesinin dairece tasdik
edilmiş suretleri, bakmakla yükümlü olduğu kimseler, öğrenim durumu, bildiği
yabancı diller ve derecesi, yaptığı lisansüstü eğitimi, staj ve incelemeleri,
sınıfı, derece ve kademesi, mecburi hizmetleri, askerlik durumu, adaylık
ve asli memurluğa atanma ve işe başlama tarihi, derece ve kademe ilerlemeleri,
imtihan başarı dereceleri, sınıf ve yer değişiklikleri, hizmetiçi eğitim
durumu, siciline işaretlenmek üzere kendisi tarafından verilen yayın ve
eserleri, aldığı takdirname ve ödüller, hakkında yapılan disiplin soruşturmalarına
dair evrak ve verilen disiplin cezaları, herhangi bir suçtan dolayı hakkında
dava açılmış ise hükümlülük (affedilmiş olsalar bile) men'i muhakeme veya
beraat kararı; sağlık durumuna, görevden uzaklaştırma, yaptığı fahri hizmetler,
aldığı izinlere ait bilgi ve belgeler ile memurluğa alınırken istenen
diğer belgeler bulunur.
Bu Yönetmeliğin uygulanmasında özlük dosyaları memurların sicillerinin
bir parçası sayılır; gizli sicil raporlarının doldurulması esnasında ilgili
sicil amirlerince incelenebilir.
Sicil Dosyası
Her Devlet memurunun bir sicil dosyası bulunur. Sicil dosyalarına sicil
amirlerince düzenlenen gizli sicil raporları ile varsa müfettişler tarafından
verilen denetleme raporları, mal beyannameleri, vali ve kaymakamlarca
düzenlenen ek sicil raporları konulur. Burada görüldüğü üzere özlük dosyası
ile sicil dosyası birbirinden farklıdır.
Gizli Sicil Raporlarının Doldurulmasına Dair Usul ve Esaslar
1- Sicil Raporlarının Doldurulma Zamanı
a)Asil memurların Sicil Raporlarının Doldurulma Zamanı: Gizli sicil
raporları her yılın Aralık ayının ikinci yarısı içinde doldurulur. Raporların
ilgililerce en geç 31 Aralık günü, tatile rasladığı takdirde müteakip
çalışma günü mesai saati sonuna kadar bunları muhafaza ile görevli makamlara
teslim edilmesi şarttır. Her ne sebeple olursa olsun sicil raporlarını
birinci fıkrada belirtilen tarihlerden sonra teslim edenler hakkında
idari soruşturma açılır.
b)Aday memurların Sicil Raporlarının Doldurulma Zamanı: Aday memurların
sicil raporları işe başladıkları tarihi takip eden birinci yılın dolmasından
sonraki 15 gün içinde, 2 yıl süre ile adaylığa tabi tutulan aday memurların
ikinci yıl sicilleri aynı şekilde doldurulur.
Bir yıldan çok iki yıldan az bir süre ile adaylığa tabi tutulan memurların
ikinci sicil raporları, adaylıklarının kaldırılmasının söz konusu olduğu
tarihte doldurulur.
Sicil Raporu Doldurmak İçin Gerekli Süre
Haklarında sicil raporu düzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini
yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay çalışmış olmaları şarttır.
Üç sicil amiri bulunan memurlar hakkında sicil verecek amirlerden bir
veya ikisinin bulunmaması halinde mevcut amirlerin raporuna itibar edilir.
İki sicil amiri bulunan memurlar hakkında da yukarıdaki fıkrada belirtilen
durumda birinci veya ikinci sicil amirinin dolduracağı sicil raporu
o yıl için geçerli sayılır. Bir sicil amiri bulunan memurlar hakkında
o sicil amirinin değerlendirmesine göre işlem yapılır.
Sicil amirlerinin hiçbirinin bulunmaması veya sicil verecek süre görevde
kalmamaları halinde sicil raporları sonradan göreve atananlar veya vekilleri
tarafından üç aylık bir sürenin sonunda derhal doldurulur. Bu uygulama
sonunda da memura o yıl için sicil raporu verme imkanı bulunmazsa sicil
raporu, düzenleme döneminde üç aydan az olmamak üzere memurla en fazla
çalışan sicil amiri tarafından doldurulur.
Sicil amirinin yanında çalışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık
izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri,
hizmetiçi eğitimde geçen süreler, sicil raporu düzenlenmesi için gereken
6 aylık süreye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fiilen çalışmış
olmak şarttır. Hizmetiçi eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak
için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun sürmesi ve
dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması
halinde, bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en çok üç yılın
sicil notlarının ortalaması esas alınır.
Görevden Ayrılış Halinde Sicil Raporlarının Doldurulması
Bir görevde 6 ay veya daha fazla bir süre bulunup başka göreve atananların
sicil raporları, bunların atanmalarından önceki sicil amirlerince ayrıldıkları
tarihi takip eden onbeş gün içinde doldurulur ve yeni görev yerlerine
gönderilmek üzere ilgili makamlara teslim edilir.
Sicil raporlarının doldurulma zamanı gelmeden ve yeni sicil amirine
sicil raporu doldurmak için yeterli süre kalmadan görevlerinden ayrılan
sicil amirleri en az 6 ay beraber çalıştıkları memurların sicil raporlarının
kendilerine ait bölümü, görevlerinden ayrılmadan önce doldurarak sicil
raporlarını saklamakla görevli makamlara teslim ederler.
Sicil Raporlarının Doldurulmasında Uygulanacak Not Usulü ve Notların
Derecelendirilmesi
Sicil amirleri, sicil raporunun memurların mesleki, yöneticilik ve
yurt dışı görevlerdeki ehliyetlerinin belirlenmesini sağlayan soruların
herbirini, ihtiva ettikleri unsurları esas almak suretiyle 100 tam not
üzerinden değerlendirir ve sorulara verdikleri notların toplamını soru
sayısına bölerek memurların sicil notunu tespit ederler. Her bir sicil
amirince bu şekilde belirlenen sicil notlarının toplamının sicil amiri
sayısına bölünmesi sureti ile de memurların sicil notu ortalaması bulunur
ve buna göre sicil notu ortalaması:
a) 60' dan 75'e kadar olanlar orta,
b) 76' dan 89'a kadar olanlar iyi,
c) 90' dan 100'e kadar olanlar çok iyi,
derecede başarılı olmuş, olumlu; 59 ve daha aşağı not alanlar ise
yetersiz görülmüş, olumsuz sicil almış sayılır.
Sicil notu ve ortalaması hesaplanırken kesirler tam sayıya tamamlanır.
Hizmet özelliklerinin gerektirmesi ve Devlet Personel Başkanlığının
olumlu görüşünün alınması kaydıyla, kurumlar Devlet Memurları Sicil
Raporunun Sicil Amirlerinin Memurun Mesleki Ehliyeti Hakkında Notlar
bölümüne soru ilave edebilirler. İlave edilen sorular da 100 not üzerinden
değerlendirilir.
Memurların Genel Durum ve Davranışlarının Değerlendirilmesi
Sicil amirleri sicil raporunu doldurdukları her memuru;
a) Dış görünüşü (Kılık, kıyafet),
b) Zeka derecesi ve kavrayış kabiliyeti,
c) Azim ve sebatkarlık, dürüstlük, sır saklamada güvenirlilik ve beşeri
münasebetlerdeki başarısı,
d) Alkol, kumar, vb. alışkanlıkları memuriyetle bağdaşmayacak ölçüde
sürdürme gibi halleri,
e) Güvenilir olmama, şahsi menfaatlerini aşırı ölçüde düşünme, yalan
söyleme, dedikodu yapma, kıskançlık, kin tutma gibi kötü huy ve davranışları,
bakımından genel bir değerlendirmeye tabi tutarlar. Sicil döneminde
edinilen bilgi ve müşahadelerden yararlanılarak yapılacak değerlendirme
sonuçlarına göre memurların olumlu ve olumsuz yönleri, kusur ve noksanları
hakkındaki düşünceler sicil raporunun şahsiyet değerlendirilmesine ait
bölümüne ayrı, ayrı açık ve gereğine göre kısa veya teferruatlı olarak
yazılır. Sicil amirlerinin memurların genel durum ve davranışları hakkındaki
düşünceleri, not takdirlerinde dikkate alınır.
Sicil Raporlarının Dolduruluş Şekli
Sicil raporları önceden hazırlanan müsvettelerden yararlanılarak herhangi
bir silinti ve kazıntı yapılmaksızın doldurulur. Müsvetteler imha edilir.
Fazla ve yanlış yazılan kelime veya notlar okunulacak surette çizilerek
doğrusu yazıldıktan sonra keyfiyet imza ile tevsik edilir.
Sicil amirleri tesbit edecekleri sicil notunu kendileri hesaplayarak
sicil raporunun ilgili bölümüne yazarlar. Memurların sicil notu ortalamaları,
özlük işleriyle görevli birimlerin başında bulunan amir veya en yakın
yardımcıları, böyle bir birim yoksa özlük işleriyle görevli memurlardan
en üst yöneticiler tarafından seçilenlerce hesaplanarak sicil raporunun
ilgili bölümüne yazılır.
Sicil Amirinin Sorumlulukları
Sicil amirleri sicil raporlarını itinalı, doğru ve tarafsız bir şekilde
düzenlerken; Devlete sadakat ve bağlılığı, memuriyet sıfatının gerektirdiği
şeref ve itibar ile hizmetlerin süratli ve ekonomik bir şekilde yürütülmesini;
güvenilir ve yetenekli memurların yükselmelerini, diğerlerinin ise kamu
hizmetlerinden uzaklaştırılmaları gerektiğini esas alır.
Sicil amirlerinin maiyetlerinde çalışan memurları değerlendirmedeki
başarıları üst sicil amirleri tarafından kendisinin değerlendirilmesinde
de dikkate alınır. Garez veya özel amaçla sicil raporlarını gerçeğe
aykırı doldurdukları anlaşılan sicil amirlerinin cezai sorumlulukları
saklıdır.
Değerlendirmelerin Genel Niteliği ve Geçerli Sayılmayacağı Haller
Her derecedeki sicil amirlerinin 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu
ve Yönetmelik hükümlerine uygun olarak memurlar hakkında sicil raporlarında
yaptıkları değerlendirmeler birbirinden bağımsız ve Yönetmelik hükümlerine
göre etkili ve geçerlidir. Memurların sicil notu sicil amirlerince takdir
olunan notların aritmetik ortalamasına göre tesbit edilir. Ancak birinci
ve ikinci sicil amirlerince yapılan değerlendirmelerin memurun sicilinin
olumlu veya olumsuz olmasına tesir etmesi veya ortalama sicil notu aralarında
10 veya daha fazla fark olması halinde varsa üçüncü sicil amirinin kanaatına
müracaat edilir ve üçüncü sicil amirinin değerlendirmesi esas alınır.
Üçüncü sicil amiri bulunmadığı takdirde ikinci sicil amirinin değerlendirmesi
ile iktifa edilir. Bir sicil amirinin bulunması halinde birinci sicil
amirinin değerlendirmesine göre işlem yapılır.
Garez veya özel maksatla memur hakkında gerçeğe aykırı değerlendirme
yaptığı anlaşılan sicil amirinin değerlendirmesi geçersiz sayılarak
memur hakkında varsa diğer sicil amir veya amirlerinin değerlendirmesine
göre, yoksa o sicil döneminde son üç yılın aritmetik ortalaması esas
alınarak buna göre işlem yapılır. Gerçeğe aykırı olarak memur lehine
yapıldığı anlaşılan değerlendirmeler de geçersiz sayılır. Bu takdirde
de diğer değerlendirmelere; başka değerlendirme yapılmamışsa memurun
son 3 yıla ait sicil raporlarının; hakkında daha az sayıda sicil raporu
doldurulmuş olanların mevcut sicil raporlarının ortalamasına göre işlem
yapılır.
Yetersiz Memurların Uyarılmaları ve Uyarılan Memurların İtiraz
Hakkı
Devlet memurlarının yetersizlikleri halinde, sicil raporlarında yazılı
bulunan kusur ve eksiklikleri, uyarılmaları bakımından, bu duruma sebep
olan kusur ve noksanlarını gidermeleri için, sicil raporlarının bunların
muhafazası ile görevli makamlara en son teslim tarihini takip eden bir
ay içinde, atamaya yetkili amirlerce gizli bir yazı ile uyarılırlar.
Uyarılan memurlar, uyarı yazısını tebellüğ ettikleri tarihi takip
eden 1 ay içinde atamaya yetkili amirlerine itirazda bulunabilirler.
Uyarı ve İtirazlara Dair Usul ve Esaslar
İtirazlar, sadece uyarı yazısında belirtilen kusur ve noksanlara karşı
yazılı olarak yapılır. İtirazlar atamaya yetkili amirlerce veya bunların
görevlendirecekleri ve itiraz edilen değerlendirmeyi yapan sicil amirleriyle
aynı veya daha üst derecede bulunan bir memur tarafından incelenebilir.
İnceleme, gereğine göre memurun özlük ve sicil dosyası ile konuyla ilgili
diğer belgeler tetkik edilerek tamamlanır.
İnceleme sonucuna göre atamaya yetkili amir kararını inceleme için
kendisine verildiği tarihten itibaren iki ay içerisinde ilgiliye bildirir.
İki Defa Üst Üste Olumsuz Sicil Alanlar
İki defa üst üste olumsuz sicil alan memurlar başka bir sicil amirinin
emrine atanırlar, burada da olumsuz sicil almaları halinde memuriyetle
ilişkileri kesilerek haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanunu hükümleri
uygulanır.
Özlük İşleri İle Görevli Birim ve Memurların Sorumlulukları
Sicil raporlarının 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ile bu Yönetmelik
hükümlerine uygun olarak doldurulması ve sicillerle ilgili bütün işlemlerin
mer'i hükümlere göre yürütülmesinden kurumların özlük işleri ile görevli
birimleri, böyle bir birimin bulunmaması halinde bu işle görevlendirilen
memurlar sorumludurlar.
Yukarıda sayılan birim ve görevliler kendilerine teslim edilen sicil
raporlarını, bu Yönetmelikte belirtilen en son teslim tarihlerini takip
eden 15 gün içinde, sicil amirlerinin not ve mütalaası ile yaptıkları
değerlendirmeler dışında, her yönüyle inceleyerek tespit ettikleri noksanlıkların
giderilmesini temin ederler.
Bu işle görevlendirilenlerin gizliliğe riayetleri, edindikleri bilgileri
açıklamamaları şarttır. Bu esaslara uymadıkları tesbit edilenler 657
sayılı Kanuna göre cezalandırılmakla beraber bir daha aynı görevlerde
çalıştırılamazlar.
Gizliliğe Riayet
Memurların sicilleri ile ilgili her türlü yazışma, evrak ve belgelerin
sevkinde ve sicil raporlarının muhafazasında (Gizli ve Kişiye Özel)
işaretli zarfların kullanılması şarttır. Sicil raporları sicil dosyalarıyla
birlikte kilitli dolaplarda muhafaza edilir.
Sicil Dosyalarını İnceleyebilecek Yetkililer
Başbakan, bakanlar, atamaya yetkili amirler, valiler, kurumların merkez
teşkilatının en üst yöneticileri ve kaymakamlar, başında bulundukları
teşkilatta görevli bütün memurların sicil dosyalarını inceleyebilirler.
Özlük işleri biriminde çalışanlarda dosyaları inceleyebilirler.
Vali ve Kaymakamların Sicil Amiri Oldukları Memurlar
Valiler; vali yardımcıları ile kaymakamların, il idare şube başkanlarının,
il merkezinde görevli genel ve özel kolluk amirlerinin birinci; il idare
şube başkanlarının birinci sicil amiri oldukları memurların ikinci ve
ikinci sicil amiri oldukları memurların ise üçüncü derecede sicil amiridirler.
Kaymakamlar; ilçe idare şube başkanları ile ilçede görevli genel ve
özel kolluk amirlerinin birinci; ilçe idare şube başkanlarının birinci
sicil amiri oldukları memurların ikinci ve ikinci sicil amiri olduklara
memurların ise üçüncü sicil amiridirler.
Valilerin 1 inci sicil amiri olmaları halinde 2 nci sicil amiri Bakanlıklarda
Müsteşar veya bakan, bağlı veya ilgili kuruluşlarda Müsteşar, başkan
veya genel müdürlerdir.
Kaymakamların 1 inci sicil amiri olmaları halinde 2 nci sicil amiri
vali, il idare şube başkanının 2 nci sicil amiri olması halinde ise
3 üncü sicil amiri mutlaka vali olur.
Bölge müdürlerinin birinci sicil amiri bölge kuruluşunun merkezinin
bulunduğu ilin valisidir. Bölge kuruluşuna dahil diğer illerin valileri
lüzum gördükleri takdirde bölge müdürleri hakkında ek sicil raporu düzenleyerek
ilgili kurum merkezine gönderebilirler. Ek sicil raporları ilgili bölge
müdürünün sicil notu ortalamasının tesbitinde gözönünde tutulur.
Bölge kuruluşu bulunan kurumlar sicil amirleri yönetmeliklerini kaymakamların
ilçede, valilerin ise illerin merkezinde görevli bölge memurlarının
gereğine göre birinci, ikinci veya üçüncü derecede sicil amiri olmalarını
sağlayacak şekilde düzenlemek mecburiyetindedirler.
Taşra teşkilatı 5442 sayılı İl İdaresi Kanununda belirtilen esaslardan
farklı olarak 27/9/1984 tarihli ve 3046 sayılı Kanun ile özel kanunlardaki
hükümlere göre kurulmuş olan kamu kurum ve kuruluşlarının da yukarıdaki
fıkra hükmüne uymaları mecburidir.
Valiler il, kaymakamlar ilçe hudutları dahilinde görevli, sicil amiri
olmadıkları memurlardan hizmette yetersiz veya başarılı gördükleri hakkında
da ek sicil raporu düzenleyerek, memurun sicil raporu nezdinde saklanan
amirine gönderirler. İlgili memurun yıl sonunda sicil notu ortalamasının
tesbiti sırasında vali veya kaymakamca düzenlenmiş ek sicil raporundaki
sicil notu da gözönünde tutulur.
Bakanlar Kurulunca belirlenen kurumların bölge kuruluşlarında görevli
memurları hakkında kurumların özel yönetmeliklerindeki hükümler uygulanır.
Bu Yönetmelik kapsamına giren memurların 1985 yılına ait sicil raporlarında
yeterlikle ilgili soruların değerlendirilmesinde her pekiyi için 11,
her iyi için 9, her orta için 8 ve her zayıf için de 5, not esas alınmak
suretiyle tespit edilen toplam not 1985 yılı sicil notu sayılır.
Sicil Raporlarının Doldurulmasında Karşılaşılan Sorunlar
1-Sicil amirinin yanında 3 ay fiilen çalışma koşulunu yerine
getirmeyen kamu görevlilerinin sicilinin doldurulması nasıl olacaktır.
Danıştay 8.Dairesinin E.1995/2664,K.1997/4231 Kararında bu husus
açıklığa kavuşturulmuştur. Buna göre; Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin
13.maddesinde; Haklarında sicil raporu düzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini
yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay çalışmış olmaları
şarttır.
Üç sicil amiri bulunan memurlar hakkında sicil verecek amirlerden
bir veya ikisinin bulunmaması halinde mevcut amirlerin raporuna itibar
edilir. İki sicil amiri bulunan memurlar hakkında da yukarıdaki fıkrada
belirtilen durumda birinci veya ikinci sicil amirinin dolduracağı
sicil raporu o yıl için geçerli sayılır. Bir sicil amiri bulunan memurlar
hakkında o sicil amirinin değerlendirmesine göre işlem yapılır. Sicil
amirlerinin hiçbirinin bulunmaması veya sicil verecek süre görevde
kalmamaları halinde sicil raporları sonradan göreve atananlar veya
vekilleri tarafından üç aylık bir sürenin sonunda derhal doldurulur.
Bu uygulama sonunda da memura o yıl için sicil raporu verme imkanı
bulunmazsa sicil raporu, düzenleme döneminde üç aydan az olmamak üzere
memurla en fazla çalışan sicil amiri tarafından doldurulur.
Sicil amirinin yanında çalışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık
izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri,
hizmetiçi eğitimde geçen süreler, sicil raporu düzenlenmesi için gereken
6 aylık süreye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fiilen çalışmış
olmak şarttır. Hizmetiçi eğitimin veya hastalığın sicil raporu doldurmak
için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun sürmesi
ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının bulunmaması
halinde, bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en çok üç yılın
sicil notlarının ortalaması esas alınır.
Bu madde çerçevesinde 1.7.1989 ile 1990 tarihleri arasındaki bir
sicil dönemi içerisinde altı ay ücretsiz izin olmak üzere toplam 347
gün sağlık raporu ve izin kullanılması nedeniyle sicil dönemi içerisinde
amirinin yanında fiilen üç ay çalışma koşulunu yerine getirmeyen davacının
sicilinin, yukarıda anılan yönetmelik hükmü uyarınca geriye doğru
en çok üçyılın sicil notlarının ortalaması esas alınarak düzenlenmesi
gerekirken, olumsuz sicil düzenlenmesinin iptal edilmesine karar vermiştir.
2- Üzerinde İki Sicil Amiri Bulunan Memurlara Birinci Sicil Amirince
Olumlu İkinci Sicil Amirince Olumsuz Sicil Verilmesi Halinde Yapılacak
İşlem
Yönetmeliğin 20.maddesinde ;Her derecedeki sicil amirlerinin 657
sayılı Devlet Memurları Kanunu ve bu Yönetmelik hükümlerine uygun
olarak memurlar hakkında sicil raporlarında yaptıkları değerlendirmeler
birbirinden bağımsız ve 16 ncı madde hükümlerine göre etkili ve geçerlidir.
Memurların sicil notu sicil amirlerince takdir olunan notların aritmetik
ortalamasına göre tesbit edilir. Ancak birinci ve ikinci sicil amirlerince
yapılan değerlendirmelerin memurun sicilinin olumlu veya olumsuz olmasına
tesir etmesi veya ortalama sicil notu aralarında 10 veya daha fazla
fark olması halinde varsa üçüncü sicil amirinin kanaatına müracaat
edilir ve üçüncü sicil amirinin değerlendirmesinin esas alınacağı
hüküm altına alınmıştır.
Buna göre ikinci sicil amirinin vermiş olduğu sicil değerlendirmesi
geçerlidir. Şayet ikinci sicil amirinin değerlendirmesi şahsi kin
ve garez taşımaktaysa bu takdirde birinci sicil amirinin değerlendirmesi
dikkate alınmalıdır. Şayet birinci amirin değerlendirmesi de memur
lehine doldurulmuşsa memurun son 3 yıla ait sicil raporlarının; hakkında
daha az sayıda sicil raporu doldurulmuş olanların mevcut sicil raporlarının
ortalamasına göre işlem yapılır.
3- Memuriyette İken Ücretsiz İzin Kullanan Veya İstifa vb. sebeplerle
Memuriyetten Ayrıldıktan Sonra Tekrar Memuriyete Dönen Personelin
657 Sayılı Kanunun 64.Maddesi Gereğince 6 Yıllık Sicil Notu Değerlendirmelerinin
Sicil Alınmayan Yıllar Bakımından Nasıl Yapılacağı.
657 Sayılı Kanunun 64.maddesinde; Devlet memurlarından 6 yıllık
sicil notu ortalaması 90 ve daha yukarı olanların aylık derecelerinin
yükseltilmesinde dikkate alınmak üzere bir kademe ilerlemesinin uygulanacağı
hüküm altına alınmıştır.
Bu hükme göre, birbirini takip eden şartı getirilmeksizin son altı
yıllık sicil notu ortalamasının 90 ve daha yukarı olması öngörülmüş
olup, muvazzaf askerlik hizmetinden dolayı silah altına alınma ve
istifa nedenleriyle sicil raporları düzenlenmeyen yılların bulunması
halinde, sicil raporunun düzenlenmediği yıldan önceki ve sonraki yıllarda
düzenlenmiş bulunan 6 yıllık sicil raporlarının değerlendirmeye alınması
gerekmektedir.
4- Üç Yıl Üst Üste Aynı Sicil Amirinin Yanında Olumsuz Sicil
Alan Memurların Durumu
Devlet memurları Sicil Yönetmeliğinin 24.maddesinde; iki defa üst
üste olumsuz sicil alan memurların başka bir sicil amirinin emrine
atanacakları, burada da olumsuz sicil almaları halinde memuriyetle
ilişkilerinin kesileceği ve haklarında T.C. Emekli Sandığı Kanunu
hükümlerinin uygulanacağı belirtilmiştir.
Buna göre iki defa üst üste olumsuz sicil alan memurların öncelikle
başka bir sicil amirinin emrine atanması gerekmektedir. Şayet bu işlem
yapılmadan tekrar bir olumsuz sicil daha verilerek memuriyetle ilişkisinin
kesilmesi mümkün değildir. Mutlak surette başka bir sicil amirinin
emrine atanması gerekmektedir.
Şayet başka bir sicil amiri yoksa bu durumda da nakil yoluyla
başka bir kuruma atanması gerekmektedir. Bu durum genellikle Belediyelerde
yaşanmaktadır. Yani Belediye Başkanı üst üste iki defa bir memura
olumsuz sicil vermişse bir daha olumsuz sicil vererek memuryetle ilişiğinin
kesilmesini sağlayamaz. Bu durumda yapılması gereken işlem başka bir
kuruma 657 sayılı Kanunun 74.maddesi gereğince naklinin yapılmasıdır.
Devlet Personel Başkanlığının görüşü de bu yöndedir.
5-Sicil raporlarının doldurulmasına ilişkin tereddütler
Bilindiği üzere, Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 13 üncü maddesi
“Haklarında sicil raporu düzenlenecek memurların, değerlendirilmelerini
yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay çalışmış olmaları
şarttır.
Üç sicil amiri bulunan memurlar hakkında sicil verecek amirlerden
bir veya ikisinin bulunmaması halinde mevcut amirlerin raporuna itibar
edilir.
İki sicil amiri bulunan memurlar hakkında da yukarıdaki fıkrada
belirtilen durumda birinci veya ikinci sicil amirinin dolduracağı
sicil raporu o yıl için geçerli sayılır.
Bir sicil amiri bulunan memurlar hakkında o sicil amirinin değerlendirmesine
göre işlem yapılır.
Sicil amirlerinin hiçbirinin bulunmaması veya sicil verecek süre
görevde kalmamaları halinde sicil raporları sonradan göreve atananlar
veya vekilleri tarafından üç aylık bir sürenin sonunda derhal doldurulur.
Bu uygulama sonunda da memura o yıl için sicil raporu verme imkanı
bulunmazsa sicil raporu, düzenleme döneminde üç aydan az olmamak üzere
memurla en fazla çalışan sicil amiri tarafından doldurulur.
Sicil amirinin yanında çalışırken alınan mazeret izinleri ile yıllık
izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık izinleri,
hizmet içi eğitimde geçen süreler, sicil raporu düzenlenmesi için
gereken 6 aylık süreye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3 ay fiilen
çalışmış olmak şarttır. Hizmetiçi eğitimin veya hastalığın sicil raporu
doldurmak için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek kadar uzun
sürmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma imkanının
bulunmaması halinde bir defaya mahsus olmak üzere geriye doğru en
çok üç yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır.” hükümlerini
amirdir.
Diğer taraftan aynı Yönetmeliğin 14 ncü maddenin 2 nci fıkrasında
“Sicil raporlarının doldurma zamanı gelmeden ve yeni sicil amirine
sicil raporu doldurmak için yeterli süre kalmadan görevlerinden ayrılan
sicil amirleri en az 6 ay beraber çalıştıkları memurların sicil raporlarının
kendilerine ait bölümü, görevlerinden ayrılmadan önce doldurarak sicil
raporlarını saklamakla görevli makamlara teslim ederler.” hükmüne
yer verilmiştir.
Bu hükümlerden, haklarında sicil raporu doldurulabilmesi için memurların
değerlendirmelerini yapacak sicil amirlerinin yanında en az altı ay
çalışmaları, amirlerin veya memurların altı aydan daha az bir süre
görev yapmış olmaları halinde 3 aydan az olmamak üzere memurların
en son çalıştıkları amir, yoksa yine üç aydan az olmamak üzere yıl
içinde en çok çalıştıkları amir tarafından sicil raporlarının doldurulması
ve görevden ayrılan sicil amirlerinin 6 ay beraber çalıştıkları memurlara
ait sicil raporlarının ayrılmadan önce doldurmaları gerektiği anlaşılmaktadır
Mezkur Yönetmeliğin 20 inci maddesinin birinci fıkrasında da “Her
derecedeki sicil amirlerinin 657 sayılı Devlet Memurları Kanunu ve
bu Yönetmelik hükümlerine uygun olarak memurlar hakkında sicil raporlarında
yaptıkları değerlendirmeler birbirinden bağımsız ve 16 ncı madde hükümlerine
göre etkili ve Geçerlidir. Memurların sicil notu sicil amirlerince
takdir olunan notların aritmetik ortalamasına göre tesbit edilir.
Ancak birinci ve ikinci sicil amirlerince yapılan değerlendirmelerin
memurun sicilinin olumlu veya olumsuz olmasına tesir etmesi veya ortalama
sicil notu aralarında 10 veya daha fazla fark olması halinde varsa
üçüncü sicil amirinin kanaatına müracaat edilir ve üçüncü sicil amirinin
değerlendirmesi esas alınır.” hükmü bulunmakta olup, bu hükme göre
üçüncü sicil amirinin kanaatına müracaat edilerek onun değerlendirmesinin
esas alınabilmesi için birinci ve ikinci sicil amirlerince yapılan
değerlendirmelerin memurun sicilini olumlu veya olumsuz etkilemesi
veya ortalama sicil notu aralarında 10 veya daha fazla fark olması
hallerinin gerçekleşmesi gerekmektedir.
Buna göre;
1- Birinci sicil amirinin olumsuz sicil vermesi ve ikinci sicil
amirine gizli sicil raporu doldurtulamaması durumunda 13 üncü maddenin
2 nci fıkrası uyarınca üçüncü sicil amirince de sicil raporunun doldurulacağı
ve adı geçen Yönetmeliğin 20 inci maddesinde belirtilen durumların
gerçekleşmesi halinde üçüncü sicil amirinin yapacağı değerlendirmenin
esas alınması gerekmektedir.
2- Başka kurumlardan naklen atanan personelin gizli sicil raporlarının
“sicil amirinin görevinden ayrılması nedeniyle gönderilmesine imkan
olmadığı durumlarda eksik olan gizli sicil raporları ile ilgili olarak
ilgililer hakkında sonradan bir şekilde sicil doldurulabilmesine imkan
sağlayan bir düzenlemenin bulunmamaktadır. Ancak, 657 sayılı Devlet
Memurları Kanununun 37 ile 64 üncü maddelerinin hükümleri ilgililer
hakkında uygulanırken sicil notu bulunmayan yıl veya yıllar sicil
notların tespitinin 16.8.1995 tarih ve 22376 sayılı Resmi Gazete'de
yayımlanan 139 Seri No'lu Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliği hükümlerine
göre yapılması gerekmektedir.
Yani, 1979 yılından itibaren sicil raporları değerlendirmeye alındığında,
görevde bulunmasına rağmen her altı yıllık dilimdeki en fazla üç yılın
sicil raporunun herhangi bir sebeple tanzim edilmediği veya tanzim
edilmesine rağmenidarece kaybedildiğinin tespit edilmesi halinde sicil
raporunun olamdığı yıl veya yıllar sicil notu olarak; 6 yıllık dilimdeki
diğer yıllara ait sicil notları ortalamasının dikkate alınması 1979
yılından itibaren hiçbir yılda sicil raporu tanzim edilmeyenler hakkında
ise 37 ve 64.madde hükümleri uygulanamaz.
Örneğin, fiilen görevde bulunan bir personelin 1980 yılı sicil raporunun
tanzim edilmediği, 1984 yılı sicil raporunun da kayboduğu tutanakla
tespit edilmiştir. İlgilinin 1979, 1981, 1982, 1983 yıllarına ait
sicil notlarının sırasıyla, 80, 87, 90, 95 olması halinde; mevcut
yıllar sicil notlarının ortalaması((80+87+90+95):4=88 ) alınarak gerek
1980 gerekse 1984 yılları sicil notunun 88 olarak değerlendirilmeye
alınması gerekmektedir.
6- 657 sayılı Kanunun 36 ncı maddesinin (A) bendinin 12/d fıkrası
hükmü uyarınca yapılan intibak işlemi esnasında olumsuz sicil ve kademe
ilerlemesinin durdurulması disiplin cezasının dikkate alınıp alınamayacağı
hususu.
Devlet memurunun 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 36 ncı maddesinin
(A) bendinin 12/d fıkrası hükmü uyarınca yapılan intibak işlemi esnasında
olumsuz sicil ve kademe ilerlemesinin durdurulması disiplin cezasının
emsalinin hizmetinden çıkarılılıp çıkarılamayacağı aşağıda açıklamak
gerekirse.
Bilindiği üzere, 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 36 ncı maddesinin
"Ortak Hükümler" Bölümünün (A) bendi 12/d fıkrasında "Memuriyette
iken veya memuriyetten ayrılarak (87 nci maddeye tabi kurumlarda çalışanlar
dahil) üst öğrenimi bitirenler, aynı üst öğrenimi tahsile ara vermeden
başlayan ve normal süresi içinde bitirdikten sonra memuriyete giren
emsallerinin ulaştıkları derece ve kademeyi aşmamak kaydıyla, bitirdikleri
üst öğrenimin giriş derece ve kademesine memuriyette geçirdikleri
başarıl hizmet sürelerinin tamam her yıl bir kademe her üç yıl bir
derece hesabıyla ilave edilmek suretiyle bulunacak derece ve kademeye
yükseltilirler." hükmü yer almaktadır. Mezkur hükümde yer alan "memuriyette
geçirdikleri başarılı hizmet sürelerinin tamamı" ifadesi Devlet memuruna
ilişkin olup olumsuz sicil alınan yıllar ile disiplin cezalarına dayalı
kademe ilerlemesi yapılmayan yılların ilgilinin hizmetinden çıkarılması
gerekmektedir. Ancak emsal hesabında ilgili olmayanlar bakımından
ise bu sürelerin düşülmesi mümkün bulunmamaktadır. Ayrıca, intibak
işleminin uygulanmasın göstermek üzere 45,85,95, 113 ve 142 seri no'lu
Devlet Memurları Kanunu Genel Tebliğleri yayınlanmış bulunmaktadır.
Bu itibarla, memuriyete başlayan ve daha sonra bir üst öğrenimi
bitiren ilgilinin intibakı aynı üst öğrenime tahsile ara vermeden
başlayan ve normal süresi içinde bitirdikten sonra memuriyete giren
emsallerinin ulaştıkları derece ve kademeyi aşmamak kaydıyla, memuriyette
geçirdikleri ve mevzuat gereğince memuriyette geçmiş sayılarak değerlendirilen
hizmetlerinden olumsuz sicil ve kademe ilerlemesinin durdurulması
cezası düşüldükten sonra kalan başarılı hizmet sürelerinin tamamının
her yıl bir kademe her üç yıl bir derece hesabıyla ilave edilmek suretiyle
bulunacak derece ve kademeye yükseltilmeleri gerektiği ve intibak
sonucunda belirlenen aylık derece ve kademesinin, mevcut müktesep
hak aylık derece ve kademesinden aşağı olması halinde ilgilinin bulunduğu
kazanılmış hak aylık derece kademesinin esas alınması gerekmektedir.
7- Öğrenim nedeniyle yapılacak intibak işlemi ile askerlik hizmeti
nedeniyle sicil notunun verilememesi durumuna yapılacak işlem.
657 sayılı Devlet Memurları Kanununun Ortak Hükümler bölümünün (A)
fıkrasında, lise dengi mesleki veya teknik öğrenimi bitirenler için
memuriyete giriş derece ve kademesi 12 nci derecenin 2 nci kademesi
olarak belirlenmiştir. Aynı maddenin 6 ncı bendinin (b) alt bendinde
ise “Ortaokul ve dengi, lise ve dengi okulların, normal öğrenim
süresinden fazla olması halinde, başarılı her öğrenim yılı için bir
kademe ilerlemesi uygulanır. Bunlardan teknik öğretim okulları mezunlarına,
meslekleri ile ilgili görevlerde çalışmaları halinde ayrıca bir kademe
ilerlemesi daha verilir.”hükmü yer almaktadır.
Bu itibarla, öğrenim süresi (4) yıl olan lise dengi teknik öğrenimi
bitirip Teknik Hizmetler Sınıfında meslekleri ile ilgili görevlerde
çalışanların 11 inci derecinin 1 inci kademesinden göreve başlatılmaları
gerekmektedir.
Sağlık Meslek Liseleri ise, lise dengi mesleki öğretim kurumları
olup, teknik öğretim okulu olarak nitelendirilmemektedir
Sonuç olarak; Sağlık Meslek Lisesi mezunu olan bir memurun 12 nci
derecenin 2 nci kademesinden, öğrenim süresinin normal öğrenim süresinden
1 yıl fazla olması sebebiyle de 12 nci derecenin 3 üncü kademesinden
göreve başlatılması gerekmektedir.
Diğer taraftan, 657 sayılı Kanunun “Sicil Yönetmeliği” başlıklı
121 inci maddesinde “Devlet Memurunun mesleki ehliyetinin tespiti
amacı ile sicilinde bulunacak bilgiler , ayrılış sicilinin verileceği
haller, sicil raporlarının şekli, taşıyacağı sorular, düzenleme zamanı,
uygulanacak not usulü ve bunların derecelendirilmesi, muhafaza ile
görevli makamlara dair esaslar ile itiraz ve bunu inceleyecek merciler;
Vali ve Kaymakamların hangi memurların birinci, ikinci ve üçüncü sicil
amirleri olduğu, hangi memurlar hakkında da ek sicil raporu verecekleri
ve diğer hususlar genel yönetmelikle düzenlenir.” hükmü yer almaktadır.
Devlet Memurları Sicil Yönetmeliğinin 13 üncü maddesinin altınca
fıkrasında ise “Sicil amirinin yanında çalışırken alınan mazeret izinleri
ile yıllık izinler ve doktor veya sağlık kurulu raporuna dayanan hastalık
izinleri, hizmet içi eğitimde geçen süreler, sicil raporu düzenlenmesi
için gereken 6 aylık süreye dahildir. Şu kadar ki amirin yanında 3
ay fiilen çalışmış olmak şarttır. Hizmet içi eğitimin veya hastalığın
sicil raporu doldurmak için gerekli sürenin geçmesine imkan vermeyecek
kadar uzun sürmesi ve dolayısıyla memur hakkında sicil raporu doldurma
imkanının bulunmaması halinde, bir defaya mahsus olmak üzere geriye
doğru en çok üç yılın sicil notlarının ortalaması esas alınır.” hükmüne
yer verilmiştir.
Bu hükümler çerçevesinde, herhangi bir yılın sicil notunun memurun
askerde olması nedeniyle dolrulamaması halinde geriye doğru son üç
yılın sicil notlarının ortalamasının esas alınarak verilmesi gerekmektedir.
memurlar.net