Kolaylık Mı? Zorunluk Mu? Dijitalleşmenin Personel Planlamasına Getirdiği Yükümlülükler!
Dijital dönüşüm politikaları doğrultusunda, kamu hizmetlerinin daha hızlı, etkin ve erişilebilir şekilde sunulabilmesi amacıyla birçok iş ve işlemin elektronik ortamda yürütülmesine yönelik önemli adımlar atılmıştır. Bu kapsamda, geliştirilen personel bilgi sistemleri, süreçlerin hızlandırılması ve bürokrasinin azaltılması bakımından önemli katkılar sağlamakla birlikte tek bir kuruma ya da farklı kurumlara bağlı olarak faaliyet gösteren birden fazla sistemin bulunması ve bu sistemler arasında yeterli düzeyde uyumun sağlanamaması, uygulamada çeşitli sorunları da beraberinde getirmektedir.
Farklı birimler veya süreçler için ayrı ayrı tasarlanmış personel bilgi sistemlerinin birbirleriyle veri paylaşımı yapamamasının yanı sıra, özellikle aynı kuruma bağlı ve aynı ya da benzer amaçlar doğrultusunda geliştirilen birden fazla otomasyonların yeterli düzeyde veri paylaşımı gerçekleştirememesi, dijitalleşme ve hız çağında anlaşılabilir bir durum değildir. Nitekim bu durum, aynı veri ve bilgilerin birden fazla platforma tekrar tekrar girilmesi zorunluluğunu ortaya çıkarmaktadır.
Bu süreç, iş akışlarında mükerrerliğe neden olmakta; zaman, iş gücü ve kaynak kullanımında verimsizlik yaratmakta; hata riskini artırmakta ve veri tutarlılığının sağlanmasını güçleştirmektedir. Bunun yanı sıra, tasarruf tedbirlerinin de öne çıktığı günümüzde personelin asli görevlerine ayırması gereken zamanın önemli bir bölümünü tekrar eden veri giriş işlemlerine ayırmak zorunda kalması, kurumsal verimliliği olumsuz yönde etkilemektedir.
Bunun yanı sıra, personel bilgilerini tutan sistemler arasında bütünleşik bir yapının bulunmaması, karar alma süreçlerinde ihtiyaç duyulan güncel ve doğru veriye hızlı erişimi zorlaştırmakta; bu durum yönetimsel süreçlerin etkinliğini sınırlamaktadır. Veri bütünlüğünün sağlanamaması ve farklı sistemlerde farklı kayıtların oluşabilmesi, raporlama ve denetim süreçlerinde de ilave yükler doğurmaktadır.
Bu çerçevede, söz konusu sorunların giderilebilmesi için kurumsal personel veri bilgi sistemleri arasında güçlü bir uyum altyapısının kurulması, veri paylaşımına imkan tanıyan ortak standartların geliştirilmesi ve mükerrer veri girişlerini ortadan kaldıracak merkezi veya bütünleşik bir sistemin hayata geçirilmesi büyük önem taşımaktadır. Ayrıca, kullanıcı dostu arayüzlerin geliştirilmesi ve süreçlerin sadeleştirilmesi suretiyle personelin iş yükünün azaltılması hedeflenmelidir.
Bu doğrultuda gerçekleştirilecek yapısal ve teknolojik iyileştirmelerin; iş süreçlerinin hızlandırılmasına, kaynakların daha etkin kullanılmasına, veri doğruluğu ve tutarlılığının artırılmasına, idari kapasitenin güçlendirilmesine ve nihayetinde kamu hizmetlerinin daha etkin ve verimli bir şekilde sunulmasına önemli katkılar sağlayacağı değerlendirilmektedir.