Verbis'e kayıt olmak için son günler

Son zamanlarda gündemde olan Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ve VERBİS kaydı ile ilgili memurlar.net ofisini ziyaret eden konusunda uzman Kübra Yıldız Çolak ve Betül Şahin ile röportaj yaptık.

Edip Üzen

VERBİS Nedir?

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu ("Kanun") kabul edilmiş ve 07.04.2016 tarihli Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe girmiştir. Bu kanun kapsamında belli şartlara sahip işletmelere VERBİS'e kayıt olma zorunluluğu getirilmiştir. VERBİS olarak adlandırılan Veri Sorumluları Sicil Bilgi Sistemi aleni bir sicil olup herkes tarafından görülebilmektedir.

VERBİS Sistemine Kayıt Olmak Zorunlu Mudur?

Bilanço değeri 25 milyon ve üzeri olan veya 50 ve üzeri çalışana sahip gerçek ve tüzel kişilerin bu sicile kayıt olması zorunludur. Ayrıca bu şartları sağlamasa da ana işletme faaliyeti özel nitelikli kişisel veri işleme olan gerçek veya tüzel kişilerin bu sicile kayıt yaptırma zorunlulukları vardır.

Kişisel Verilerin Korunması Kurulu VERBİS'e kayıt zorunluluğunun son tarihi 31.12.2019 olarak belirlemiştir. Bu kapsamda zorunluluğu olduğu halde VERBİS'e kayıt yaptırmayan gerçek veya tüzel kişilere kurul tarafından idari para cezası uygulanacaktır.

VERBİS'e kayıt için gerekli olanlar?

VERBİS' kayıt için öncelikle envanter hazırlanması gerekmektedir. Envanter hazırlandıktan sonra bunlar kategorize edilmiş şekilde VERBİS'e kaydedilecek ve üçüncü kişiler tarafından görülebilecektir.

Ayrıca VERBİS'e kaydolacak her gerçek veya tüzel kişinin bir irtibat kişisi ataması gerekmektedir. İrtibat kişisi envanterden edindiği bilgilerle bunları VERBİS'e girişini yapacaktır.

KVKK Envanter Nedir?

Envanter VERBİS ile karıştırılıyor olsa da birbirlerinden farklıdır. Envanter veri sorumlusunun işletmesinde tüm faaliyetler bazında elde ettiği bilgilerin toplanmasıyla oluşturulur. Envanter hazırlanması için veri sorumlusunun işletmelerinde kapsamlı bir araştırma yapması, elde ettiği verilerin neler olduğunu tespit etmesi, bunları KVKK'da yer alan hükümlere uygunluğunu denetlemesi ve bu doğrultuda hazırlanması gerekmektedir.

İşletmelerin bu kanun kapsamında sorumlulukları nelerdir?

İşletme eğer yukarıda belirttiğimiz şartlardan birini taşıyorsa 31 Aralık 2019 tarihine kadar envanter hazırlama ve VERBİS'e kayıt zorunluluğu vardır. Ancak bunlar dışında da işletme sahibinin birçok sorumluluğu bulunmaktadır. Bunları kısaca yazacak olursak:

. İşçi ve işveren arasındaki taahhütlerin yenilenmesi, KVKK'ya uygun hale getirilmesi

. İşçilere ve müşterilere işlenen verilerle ilgili olarak aydınlatma metinleri hazırlanması

. İşçilerin ve müşterilerin açık rıza arandığı hallerde buna uygun açık rıza metinleri hazırlanması

. İşletmelerin varsa; web sitelerine aydınlatma metni ve çerez politikası hazırlanması,

. İşletme sahibinin kişisel verilerin korunmasıyla ilgili olarak teknik ve idari tedbirlerin alınmasında danışmanlık hizmeti verilmesi gibi birçok konuda işletmelerin sorumluluğu bulunmaktadır.

Bu işlemlerin yapılmasında işletmelere kimler yardımcı olmaktadırlar.

Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında yürütülmesi gereken bir süreç olması ve hukuki danışmanlık hizmeti olması nedeniyle taahhütlerin, aydınlatma metinlerinin, envanter hazırlanması, VERBİS kaydı ve danışmanlık hizmeti verilmesi gibi birçok faaliyetin avukatlar aracılığıyla yürütülmesi gerekmektedir. Ancak son zamanlarda Danışmanlık Şirketi adı altında birçok kişinin reklam yaparak KVKK ile ilgili çözüm ve destek sağladıklarını ifade etmektedirler. Son olarak İstanbul Barosu tarafından bir duyuruyla bu şirketler ile ilgili suç duyurusunda bulunulacağı belirtilmiştir. Mağdur olmamak adına işletmelerin avukatları ile süreci takip etmeleri faydalı olacaktır.

Ayrıca detaylı bilgi için Kişisel Verileri Koruma Kurumu ve KVKK Danışmanlığı internet sitelerinden faydalanılabilir.