HİTAP açığa alınma kaydı silinir mi? KDK'dan KTÜ kararı

Evet, OHAL döneminde görevden uzaklaştırılıp ihraç edilmeden göreve iade edilen personelin HİTAP'taki uzaklaştırma kayıtları silinebilir. Kamu Denetçiliği Kurumu (KDK), 6 Ekim 2026 tarihli ve 2026/20362-S.26.27890 sayılı tavsiye kararında bu sonuca vardı. Başvuru, 15 Nisan 2026'da 2026/9881 numarasıyla Karadeniz Teknik Üniversitesi (KTÜ) Rektörlüğü hakkında yapılmıştı. KDK, kayıtların özlük dosyasında kalmasını, ancak HİTAP ve benzeri elektronik veri tabanlarından silinmesini istedi.

HİTAP'taki OHAL kayıtları için başvuran ne istedi?

Başvuran, emekli olmadan önce son olarak KTÜ'de çalıştı. HİTAP belgesinde 25 Temmuz 2016-17 Ağustos 2018 aralığına ait KHK ve OHAL süreçleriyle ilgili kayıtların bulunduğunu belirtti. Başlama ve bitiş tarihlerinin, "açık süreler" bölümündeki açıklamaların ve kamu görevinden çıkarılmaya ilişkin ibarenin silinmesini istedi. Aynı kayıtların SGK Uzun Vade Hizmet Dökümü belgesinde de yer aldığını aktardı.

Başvurana göre üniversitelere ve diğer kurumlara yapacağı iş başvurularında bu iki belge isteniyor ve kayıtlar hakkında olumsuz algıya yol açıyor. Sosyal Güvenlik Kurumu (SGK), 27 Şubat 2026 tarihli yazısında talebin en son görev yapılan kurumun personel birimine iletilmesi gerektiğini bildirmişti.

KTÜ Rektörlüğü kayıtları neden silmedi?

Üniversite, ret gerekçesini iki kurum görüşüne dayandırdı. İlki Devlet Personel Başkanlığının 21 Nisan 2019 tarihli yazısı. Bu yazıya göre OHAL döneminde görevden uzaklaştırılan ve KHK ile ihraç edilmeden göreve iade edilen memurların hizmet cetveline girilen bilgilerin silinmesi uygun değil. İkincisi Aile, Çalışma ve Sosyal Hizmetler Bakanlığı Çalışma Genel Müdürlüğünün 25 Mart 2020 tarihli görüşü. Bu görüş de açıkta geçen sürelerin hizmet belgelerinden silinmesini uygun bulmuyor.

Rektörlük, bu çerçevede HİTAP kayıtlarında silme, değiştirme veya düzeltme yapmasının mümkün olmadığını savundu.

KDK neden eşitliğe ve hakkaniyete aykırılık gördü?

KDK, dosyadaki durumu şöyle tespit etti: Başvuran hakkında KHK ile kamu görevinden çıkarma işlemi yapılmadı. OHAL sürecinde edinilen istihbari bilgi üzerine görevden uzaklaştırıldı, ardından makam onayıyla görevine iade edildi.

Kurum, iki grubu karşılaştırdı. KHK ile ihraç edilip sonradan KHK, OHAL Komisyonu kararı veya yargı kararıyla dönenlerin kayıtlarının silinmesinde tereddüt yok. Bu kişilerin ihraç öncesindeki uzaklaştırma kayıtları da siliniyor. İhraç edilmeden dönenlerin ise esas itibarıyla bu gruptan farkı bulunmuyor. KDK'ya göre aynı gerekçeyle işlem gören personelden yalnızca ikinci grubun kayıtlarını saklamak, "eşitliğe ve hakkaniyete aykırı bir durum ortaya çıkaracaktır."

Ombudsmanlık, mülga Devlet Personel Başkanlığının aksi yöndeki görüşünü açıkça reddetti:

"Kamu görevinden çıkarılmadan görevine geri dönen personelin aynı sebebe dayanan görevden uzaklaştırılmalarına ilişkin kayıtların silinmemesi gerektiği yönündeki görüşüne ise yukarıda yer verilen gerekçeler çerçevesinde katılmak mümkün değildir."

Kurum, kayıtların elektronik sistemlerde görünmesinin ilgili ilgisiz kişilerin bu bilgilere ulaşmasına yol açabileceğini belirtti. Bunun başvuran ve benzer durumdakiler hakkında olumsuz algı, dolayısıyla maddi ve manevi zarar doğurabileceğini kaydetti.

Özlük dosyası ile HİTAP kaydı arasındaki fark ne?

KDK, iki kaydı birbirinden ayırdı. Özlük dosyasına yalnızca belirli kişiler belirli şartlarda erişebiliyor. Bu nedenle uzaklaştırma ve iadeye ilişkin bilgi ve belgelerin özlük dosyasında tutulmasında hukuka ve hakkaniyete aykırılık görülmedi.

Elektronik veri tabanları için sonuç farklı. Kurum, hakkaniyet gereğince şu kayıtların silinmesini tavsiye etti:

"Görevden uzaklaştırma tedbirine, kamu görevinden çıkarılmasına ve göreve iadeye ilişkin kayıtların silinmesi gerektiği sonuç ve kanaatine ulaşılmıştır."

Tavsiye; İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi, HİTAP ve benzeri elektronik veri tabanlarını kapsıyor. KDK, bu değerlendirmenin OHAL gerekçeli uzaklaştırmalara özgü olduğunu, olağan şartlardaki görevden uzaklaştırmalar için aynı durumun söz konusu olmadığını da vurguladı.

Benzer durumdaki kamu görevlileri ne yapmalı?

Karara göre silme işlemini SGK değil, personelin görev yaptığı kurum yapıyor. KDK, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği uyarınca HİTAP'a aktarılan bilgilerin doğruluğundan kamu idarelerinin sorumlu olduğunu belirtti. SGK'nın sorumluluğu ise hangi sürelerin hizmet sayılacağının tespiti ve kesenek karşılıklarının takibiyle sınırlı. Bu nedenle talep, son görev yapılan kurumun personel birimine iletilmeli.

Kurum reddederse KDK'ya başvurulabiliyor. Ombudsmanlık bu konuda yerleşik bir çizgi izliyor. Kararda, ihraç edilmeden göreve iade edilenlerin HİTAP'taki uzaklaştırma kaydının silinmesi yönünde 20 Şubat 2020 ile 22 Ağustos 2025 arasında verilmiş 12 karar sayıldı. Sonuncusu 2025/10402 başvuru numaralı ve S.25.14623 sayılı karar.

Süreler şöyle işliyor: 6328 sayılı Kamu Denetçiliği Kurumu Kanunu'nun 20'nci maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca KTÜ, karar üzerine yapacağı işlemi otuz gün içinde KDK'ya bildirmek zorunda. 21'inci maddenin ikinci fıkrasına göre, kararın idareye tebliğinden itibaren 30 gün içinde işlem yapılmazsa, varsa dava açma süresinden kalan süre işlemeye devam ediyor.

KDK ayrıca üniversitenin, talebi reddederken hangi sürede hangi mercilere başvurulabileceğini göstermediğini tespit etti. İdareden bundan böyle "karara karşı başvuru yollarının gösterilmesi" ilkesine uymasını istedi.

KDK'nın 2026/9881 başvuru numaralı HİTAP kayıtlarının silinmesi tavsiye kararı (PDF)