Naklen atanan memurun özlük dosyası ne zaman gönderilir?

Evet, başka kuruma atanan memurun özlük dosyası atandığı kuruma gönderilmeli ve bu kurumca saklanmalı. Bu sonuç, Kamu Personeli Genel Tebliği (Seri No: 2) ile Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığının 23 Temmuz 2026 tarihli görüşüne dayanıyor. Dosya, ilişik kesme işlemleri bittikten sonra en kısa sürede yeni kuruma iletiliyor. Gönderimde dizi pusulası kullanılıyor. Eski kurum da nakle ilişkin bazı belgeleri kendi arşivinde tutuyor.

Memurun özlük dosyası hangi kurumda saklanır?

Kamu Personeli Genel Tebliği'ne (Seri No: 2) göre görevi herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyaları kurumlarınca saklanıyor.

Çevre, Şehircilik ve İklim Değişikliği Bakanlığının 23 Temmuz 2026 tarihli ve E-53773008-622.02-16247675 sayılı görüşü ise başka kuruma atanma durumunu ele alıyor. Görüşe göre memurun naklen veya açıktan başka bir kuruma atanması halinde bu yükümlülük "yeni atandığı kuruma geçecektir."

Özlük dosyası yeni kuruma nasıl gönderilir?

Kurumlar uygulamada şu adımları izleyebiliyor:

• Dosya başka bir kamu kurumuna gönderilirken Tebliğe göre belirlenen dizi pusulası kullanılıyor.
• Mal bildirim beyannameleri, varsa sicil belgeleri, adli ve idari soruşturma evrakları ile atama ve terfi onayları özellikle kontrol ediliyor.
• İlişik kesme işlemleri tamamlandıktan sonra dosya ilgili personel tarafından kontrol ediliyor. Ayrılma kaydını içeren onaylı hizmet belgesi de dosyaya konuluyor.
• Naklen ayrılan personelin dosyası, ilişik kesme tarihinden itibaren işlemleri bittikten sonra en kısa süre içinde atandığı kuruma gönderiliyor.

Kurumdan ayrılan personelin dosyasında hangi belgeler bulunur?

Kurumdan ayrılan personelin özlük dosyası, kurum arşivindeki ayrılanlar bölümüne alınıyor. Bu dosyada işten ayrılma onayları, ilişik kesme belgesi, kurum kimlik belgesi ve ayrılma kaydını gösteren hizmet belgesi mutlaka yer alıyor.

Bunlara ek olarak personelin kuruma ilk defa atanma sürecine ait belgelerin birer örneği de saklanıyor.

Nakil sonrası eski kurumda hangi belgeler kalır?

Nakil yoluyla ayrılan personelin özlük dosyası gönderildikten sonra eski kurum şu belgeleri ayrıca muhafaza ediyor:

• Muvafakat talep yazısı ve uygun görüldüğüne dair yazı
• Karşı kuruma atandığına dair atama onayı
• Kurumdan ayrılış yazısı ve ayrılış bildirgesi
• İlişik kesme belgesi ve personel nakil bildirimi
• Kurum kimlik kartı
• Dosya gönderme üst yazısı ve karşı kurumdan alınan onaylı dizi pusulası