MEB, Dosya Sisteminde uyuyor mu?
Tüm yöneticilerin desimal dosya sistemi olarak bildikleri sistem 2002 yılında yeniden yapılandırılarak "Standart Dosya Planı" olarak adlandırılmıştır. Evet çalışma 2002 yılında başladı hatta ve hatta AKP iktidarından önce? Çalışmada; "aynı konuya ait belgelerin aynı "ad" ve "numara" ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi birliktelik sağlamanın yanında, özellikle yardımcı hizmet, danışma ve denetim konularında tüm kurum ve kuruluşlarda birliktelik sağlanması hedeflenmiştir." Yani amaç tüm kurumlar arasında birlik sağlamak.
Bu amaçla; "Standart Dosya Planı üç bölümden oluşturulmuştur.
000-099 aralığındaki dosyalar; Her birimde bulunması muhtemel olan Mevzuat, faaliyet raporları, istatistikler? gibi konular için tahsis edilmiştir.
600-999 aralığındaki dosyalar ise yardımcı hizmet, danışma ve denetim ile ilgili birimler (Teftiş, Hukuk, Personel, Eğitim, İdari İşler, Mali İşler vb.) gibi hususlara tahsis edilmiştir.
Bu iki bölüm yani 000-099 ile 600-999 aralıklarındaki hususular tüm kurumlarda (MEB, sağlık, emniyet? aklınıza hangi birim gelirse) aynı olacak şekilde Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ve Kurum ve Kuruluşların Strateji Geliştirme Birimleri tarafından ortak hazırlanmıştır.
Arada kalan 100-599 aralığındaki dosyalar ise her kuruma, kuruluşa göre değişen, kendi çalışma alanına göre düzenlenen dosyalardır. Bu aralıktaki dosya düzenlemesi ilgili kurum yada kuruluş tarafından Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü ile müşterek hazırlanmıştır.
Bu uygulamaya kurumların bir kısmı geçtiği halde bazı kurumlar geçmemişlerdir.
MEB'deki duruma bakacak olursak;
MEB kendine ait 100-599 aralığı dosyasını hazırlamıştır. Ekteki dosyadan da inceleyeceğimiz gibi; Daha önceki sistemde Öğrenci belgesi için 510 dosya numarası kullanılırken bundan sonra ana dosya olarak 198 kullanılacaktır.
MEB'de Personel için 200'lü dosyalar kullanılırken bundan böyle tüm kurumlarda 900'lü dosyalar kullanılacaktır.
Uygulama başladı mı?
Son günlerde dolaştığım bir çok kurumda bu uygulamaya geçildiği görülmektedir. MEB'de ise durum daha da karışıktır. Merkez teşkilatı konuya uyum sağlamışken taşra teşkilatında ; bazı iller uygulamaya başlamış, ilçeler başlamamış, bazılarında iller, ilçeler başlamış, okullar başlamamış, bazı illerde ise iller başlamamış, ilçeler ve okullar başlamış. Yani MEB'de durum karma karışık.
Bu konuda örneğin İstanbul ilinde Kasım ayında bir yazı gönderilmiş ve ekinde
100-599 aralığı dosya sistemi eklenmiştir. Yazıda da gereğinin yapılması yazılmıştır.
Okullar ilçelere; ilçe ve il bu uygulamaya geçmeden biz geçersek karışıklık
olur lütfen bu konuda tedbir alalım deyince; İlçe yetkilisi önce yok canım dosya
sistemi değişmedi siz yanlış anlamışsınız demiş. Okul müdürü ısrarla hayır ben
yanılmıyorum lütfen araştırın demiş. Şube müdürü diğer şube müdürlerini de toplayıp
ikna etmeye çalışmış bir türlü ikna edemeyince okul müdürüne müdür bey kusura
bakmayın ama eskisine devam demiş. Okul müdürü "müdüre hanım bakın bakanlık
bu uygulamaya geçmiş ama İl Milli Eğitim geçmemiş size ispatlayayım" demiş.
Ve Bakanlık tarafından yazılan Okul Bütçelerinin hazırlanması ve harcanması
konulu yazıyı işaret etmiş. Bu
yazıda;
Dosya numarası 841 iken İstanbul İl Milli Eğitim Müdürlüğü bu yazıyı eski sistem
olan 120 dosya numarası ile İlçelere, ilçeler de 120 dosya numarası ile okullara
ulaştırılmıştı.
İkna olan şube müdürü dayanamamış İl MEM'de bu konu ile ilgili bir yetkili
bulmaya çalışmış. Tek bir muhatap bulamayınca almış eline telefonu Bakanlık
Strateji Geliştirme Başkanlığına ulaşmış. Bakanlık yetkililerinin cevabı "Biz
bu uygulamaya geçtik, seminer de düzenledik fakat İstanbul'dan lütfedip tek
bir şube müdürü teşrif etmedi, biz yeniden seminer düzenleyeceğiz ve o seminerden
sonra siz de uygulamaya geçersiniz" şeklinde olmuş.
Bu örnekten hareketle MEB'deki uygulama karışıklığının ve aksaklığının sebeplerini
siz düşünün ve MEB Standart Dosya Sistemine uyuyor mu? Yoksa Standart Dosya
Sistemi ile ilgili Uyuyor mu? Siz karar verin?
Maksut BALMUK
Eğitim Yöneticisi