Yaklaşık maliyette, ticaret odası zorunlu değil

Türkiye Kamu Hastaneleri Kurumu, yaklaşık maliyet tespiti yaparken ticaret odalarından fiyat alınması zorunluluğu bulunmadığını açıkladı.

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI

TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU

Mali Hizmetler Kurum Başkan Yardımcılığı
29/5/2014

Konu: Mal almalarında yaklaşık maliyet tespiti

.... KAMU HASTANELERİ BİRLİĞİ
GENEL SEKRETERLİĞİNE

Bakanlığımız tarafından geliştirilen Malzeme Kaynakları Yönetim Sistemi'nde, Bakanlığımıza bağlı kurum ve kuruluşlar tarafından yapılmış olan mal almalarına ilişkin fiyat bilgileri ve bu almalara ilişkin ayrıntılı bilgiler yer almakta olup, tüm kuramlarımız bu bilgileri online olarak görebilmektedir.

İdarenin kendisinin veya diğer idarelerin daha önce yapmış olduğu almalara ilişkin fiyatların dikkate alınarak yaklaşık maliyet tespiti yapılmasının daha gerçekçi olduğu düşüncesinden hareketle, Bakanlığımızca defaatle yapılan düzenlemelerde (genelge, genel yazı gibi) mal almalarına ilişkin yaklaşık maliyet tespitlerinde Malzeme Kaynakları Yönetim S istemi'ne (MKYS) aktarılan verilerden mutlaka faydalanılması gerektiği hususu belirtilmişti.

Diğer taraftan Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Yaklaşık maliyetin hesaplanması" başlıklı 8 nci maddesinde; "-...(3) İdare, alımın niteliğini ve piyasa koşullarını göz önünde bulundurmak suretiyle, aşağıdaki (a), (b), (c), (ç) ve (d) bentleri çerçevesinde elde ettiği fiyatların birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle yaklaşık maliyeti hesaplar... " şeklinde yer alan hükümden de anlaşılacağı üzere, idareler yönetmelikte sayılan yöntemlerden birini, birkaçını veya tamamını kullanmak suretiyle yaklaşık maliyet hesaplayabilmektedirler.

Bu hükme rağmen bazı kuramlarımızın mutlaka ticaret odalarından alınacak fiyatlarla yaklaşık maliyet tespiti yapılacağına dair yanlış bir algılama içinde oldukları görülmektedir. Bu uygulama ihale işlemlerinde bazen gecikmelere neden olmakta veya gerçek piyasa fiyatlarını yansıtmayan ve yaklaşık maliyetin hesaplanmasında hatalara sebep olabilecek fiyat bildirimlerine neden olabilmektedir.

Kurumumuz tarafından yapılan değerlendirmeler sonucunda; Kamu Hastaneleri Birlikleri ve bağlı sağlık tesislerince (Bundan sonra "Birlik" olarak ifade edilecektir.) yapılacak mal alımlarının yaklaşık maliyet tespitinin piyasa şartlarına uygun yapılması ve tespit aşamasında bazı olumsuzlukların yaşanmaması için aşağıda belirtilen hususların uygulanmasına karar verilmiştir.

1. Birlikler, mal alımlarına ilişkin yaklaşık maliyet tespitinde öncelikle MKYS'de yer alan fiyatları dikkate alacaklardır.

2. Tüm illeri (Türkiye genelini) kapsayan sorgulamalar sonucunda alıma konu mala ait MKYS'de fiyatlar yer alıyorsa bu fiyatlardan "Referans Fiyat-En Yüksek Uygun Fiyat" tavan yaklaşık maliyet olacaktır. İlaç alımlarmda ise tavan yaklaşık maliyet Bakanlığımızca belirlenen "Depocu Satış Fiyatları" olacaktır.

3. Bilindiği üzere alım fiyatları idarelerin bulundukları il veya bölge, mali ölçeklerine, geri ödeme güçlerine ve alım miktarına bağlı olarak değişkenlik arz etmektedir. Özellikle ilaç alımlarmda belirlenen depocu satış fiyatının çok altında alımlar gerçekleşmektedir.

Bu nedenle Birlikler bulundukları bölgede diğer kuramların yapmış olduğu alım fiyatları, ihaleye çıkılacak alım miktarları, daha önce kendi yaptıkları alımların fiyatları gibi hususları dikkate alarak tavan yaklaşık maliyet bedelini aşmayacak şekilde ihaleye esas yaklaşık maliyet tespiti yapacaklardır.

Örnek-1: MKYS sorgulaması sonucunda x tıbbi malzemenin, Referans Fiyat-En Yüksek Uygun Fiyatı (Tavan Yaklaşık Maliyet) 100 -TL olduğu durumda, ihaleye çıkacak Birliğimiz bu ürünü daha önce ortalama 75-TL'ye alıyorsa ihaleye esas yaklaşık maliyetini belirlerken alım yaptığı fiyatı göz önüne alacaktır.

T.C.

SAĞLIK BAKANLIĞI

TÜRKİYE KAMU HASTANELERİ KURUMU Mali Hizmetler Kurum Başkan Yardımcılığı

Sayı : 36385208/010.07.01-Konu : Mal almalarında

yaklaşık maliyet tespiti

Ornek-2: MKYS sorgulaması sonucunda x tıbbi malzemenin, Referans Fiyat-En Yüksek Uygun Fiyatı (Tavan Yaklaşık Maliyet) 100 -TL olduğu durumda, ihaleye çıkacak Birliğimiz bu ürünü daha önce ortalama 110-TL'ye alıyorsa yeni çıkacağı ihaleye esas yaklaşık maliyetini, tavan yaklaşık maliyetin (100-TL'nin) altında belirleyecektir.

Örnek-3: Depocu Satış Fiyatı 100-TL olan x ilacının MKYS sorgulamalarına göre ortalama 80-TL'ye alındığı ortaya çıkıyorsa, ihaleye esas yaklaşık maliyet belirlerken bu fiyat göz önüne alınacaktır.

4. Tavan yaklaşık maliyet tespit edilirken MKYS Fiyat Sorgulama Modülünde geriye yönelik 6 (altı) aylık sorgulama yapılacaktır. 6 (altı) aylık sorgulama sonucunda çıkan fiyatlar yaklaşık maliyet tespiti için yeterli görülmemesi durumunda 6 (altı) ayı aşan sorgulamalar yapılabilecektir.

5. MKYS'de yapılan sorgulamalar sonucunda bulunan KDV hariç "Alım Fiyatları" esas alınacaktır.

6. MKYS üzerinden yapılan fiyat sorgulamalarında sözleşme tarihi veya malın giriş tarihi değil ihale tarihi temel alınacaktır. MKYS fiyat sorgu ekranında ihale/doğrudan temin tarihine göre arama yapılabilecek şekilde düzenleme yapılmıştır. Söz konusu düzenleme doğrudan temin tarihini de kapsayacak şekilde "İhale Tarihi" olarak sorgu ekranın altında yer almaktadır.

7. MKYS'de yapılan sorgulamalar sonucunda alınacak mala ilişkin fiyat bulunmaması, alınacak mala ilişkin birden fazla satıcı olduğu bilinmesine rağmen sadece tek bir satıcının fiyatının bulunması veya alıma konu ürününün özelliklerini karşılamayan fiyatların tespit edilmesi durumunda; Mal Alımı İhaleleri Uygulama Yönetmeliği'nin "Yaklaşık maliyetin hesaplanması" başlıklı 8. maddesinde yer alan hükümlere göre yaklaşık maliyet tespiti yapılacaktır.

8. MKYS'de yer alan fiyat bilgileri "MKYS Fiyat Sorgulama" ekranında yer alan parametreler üzerinde seçilen verilere göre gelmektedir. Sağlıklı olarak yaklaşık maliyet tespit edilmesi için aşağıdaki hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir.

a) Malzeme Tanımı, Malzeme Açıklaması, Jenerik Adı, Ölçü Birimi, İhale Tarihi, Alım Yöntemi, Taşınır Kodu gibi benzeri unsurlar dikkate alınarak sorgulama yapılması gerekmektedir.

b) Barkod numarasına göre sorgulama yapılması tercih edilmemekle birlikte, gerektiği durumlarda özellikli tıbbi sarflarda ve ilaçlarda barkod numarasına göre sorgulama yapılabilecektir.

c) Tedarik türü olarak mutlaka "Satınalma" seçilecektir.

d) MKYS sorgulamaları sonucunda çıkan veriler ve bu verilere göre sistem tarafından hesaplanan Referans Fiyat-En Yüksek Uygun Fiyat, sorgulama ekranına kullanıcılar tarafından girilen parametrelere ve ürün özelliklerine göre oluşmaktadır. Bu nedenle sorgulama sonucu ortaya çıkan ürün ve fiyat bilgileri alınacak ürünü temsil etmiyorsa mutlaka sorgulama ekranındaki seçilen parametrelerin veya ürün özelliklerinin gözden geçirilmesi gerekmektedir.

Buna rağmen sorgulama sonucu ortaya çıkacak ürün bilgileri ve buna bağlı olarak çıkan fiyat bilgilerinde, alınacak ürüne ilişkin bilgileri içermiyor ise özet tablonun altında yer alan kuramların detaylı alım verilerini içeren tablodan bu veriler seçilerek yaklaşık maliyet tespit edilebilecektir.

9. Yaklaşık maliyet tespiti için MKYS üzerinde yapılan sorgulamaların sonuçları ve çıktıları, yaklaşık maliyet tespit tutanağının eki olarak bulundurulacaktır.

10. Yapılan ihaleler sonucunda teklif edilen fiyatların Birlikler tarafından belirlenen yaklaşık maliyetin veya tavan yaklaşık maliyetlerin üzerinde olması durumunda; mezkür yönetmeliğin "Yaklaşık Maliyetin Hesaplanmasına İlişkin İlkeler" başlıklı 7 nci maddesinin 7 nci fıkrasında yer alan "İhale komisyonu, yaklaşık maliyetin ihale tarihine kadar geçen sürede değişikliğe uğradığını belirlemesi durumunda; değişikliğin gerekçelerini belirtmek suretiyle güncellediği yaklaşık maliyeti dikkate alır." şeklinde yer alan hüküm doğrultusunda yaklaşık maliyetlerin güncellenebileceği ile Kamu İhale Genel Tebliği'nin "Yaklaşık Maliyetin Üzerindeki Teklifler" başlıklı 16.3.ncü maddesi hükmü çerçevesinde tekliflerin değerlendirebileceği unutulmamalıdır.

Tekliflerinin değerlendirilmesinde; ihale komisyon kararının verildiği tarih itibarı ile geçerli olan tıbbi malzemelerle ilgili varsa Sağlık Uygulama Tebliği'nde belirlenen fiyatların, ilaç almalarında ise Bakanlığımızca belirlenen depocu satış fiyatlarının geçilmemesine dikkat edilmelidir.

Diğer taraftan bilindiği üzere tekliflerin değerlendirme aşamasında teklif edilen ürüne ait marka, model, ticari ismi, barkod gibi ürünü belirleyici unsurlar belli olmaktadır. Bu nedenle teklif edilen ürünün belirleyici unsurları dikkate alınarak MKYS'de fiyat sorgulaması yapılması ve sorgulama sonucunda ortaya çıkan fiyatlarla ihalede teklif edilen fiyatların kıyaslamasının yapılarak ihalelerin sonuçlandırılmasının daha uygun olacağı unutulmamalıdır.

11. Teklif edilen fiyatların, tavan yaklaşık maliyetlerin üzerinde olması gerekçesi ile ihalelerin sonuçlandırılamaması durumunda;

a) Teknik şartnamede varsa maliyet unsurlarını azaltacak gerekli düzenlemeler yapılarak yeniden ihaleye çıkma imkanı araştırılacak veya ihale konusu mallar diğer sağlık kurum ve kuruluşlarından temin edilmeye çalışılacaktır.

b) İhtiyacın ivediliği, hizmet sunumunun devam etme zorunluluğu, alıma özgü rekabet koşullarının kısıtlılığı, piyasa şartlarında meydana gelen değişiklikler gibi durumlar değerlendirilerek Genel Sekreterce uygun görülmesi halinde tavan yaklaşık maliyetin üzerinde yaklaşık maliyet belirlenerek yeniden ihaleye çıkılabilecektir.

12. Beklemeye tahammülü olmayan ve insan odaklı bir hizmet olan sağlık hizmeti sunumunda acil olarak temini gereken mallar, söz konusu acil ihtiyacı karşılayacak miktarı geçmemek üzere yukarıda getirilen sınırlamalara bağlı kalmaksızın 4734 sayılı Kamu İhale Kanunu ve bu kanuna dayanılarak çıkartılan ikincil mevzuat hükümleri çerçevesinde ahnabilecek/temin edilebilecektir. Birliklere bağlı sağlık tesislerinde uygulama birliğinin sağlanması ve yanlış uygulamalara sebebiyet verilmemesi için her bir genel sekreterliğimizce bu konuda uygulama esasları belirlenecektir.

13. Bu yazı ile Kurumumuz tarafından yayımlanan 23.07.2012 tarihli ve 322 sayılı Genel Yazı yürürlükten kaldırılmıştır.

Bilgilerinizi ve konunun Birliğinize bağlı tüm sağlık tesislerine duyurulmasını önemle rica ederim.

Uzm. Dr. Zafer Çukurova
Kurum Başkanı