Resmi yazışmalarda paraf sürecinde yer alan memurun sorumluluğu

"İdarelerin kendi içlerinde, birbirleriyle veya gerçek ya da tüzel kişiler ile iletişim sağlamak amacıyla güvenli elektronik imza kullanarak elektronik ortamda ve zorunlu hallerde veya olağanüstü durumlarda el yazısıyla atılan imza ile fiziksel ortamda yürüttükleri süreç" olarak tanımlanan resmi yazışma, ilki 2004 yılında çıkarılan Yönetmelik ile yazılı kurallarla "tanımlanmış" bir süreç olarak karşımıza çıkmaktadır.

Resmi yazışma, birçok usulü içerisinde barındırmakla beraber yazıyı ilk oluşturan görevliden son imzacıya kadar bir aidiyet zinciri içinde hazırlanmakta ve bu zincir içerisinde yer alan her bir paraf ve imza sahibine yazı içeriği ile ilgili sorumluluklar yüklemektedir.

Yazışmanın bir parçası olan paraf, yazıyı hazırlayan görevliden son imzacıya kadar imza sürecinde yer alan görevliler tarafından tatbik edilen kısa bir imza çeşitidir.

Resmi yazışmalar, son imzacı tarafından atılan imza ile geçerlilik kazanmakta ve yazı içeriğine dair konu hakkında hüküm doğurmakla birlikte imza sürecinde yer alan paraf sahipleri de yazı ile ilgili sorumluluk üstlenmektedir.

Nitekim Mülga Devlet Personel Başkanlığınca sürekli işçilerin imza yetkileri ile ilgili kurumlara gönderdiği 03.10.2018 tarihli ve E.6480 sayılı yazısında "... resmi yazışmalarda sorumluluk taşımak niteliğinde olan imza ve paraf yetkisinin..." şeklinde bir ifade kullanarak, paraf sahiplerinin de resmi yazışmalarda sorumluluğu olduğunu ifade etmiştir.

İdari yargıda izah edilen konuda kararlara rastlamamakla birlikte, adli yargılamalar nezdinde bulduğumuz kararlarda parafın resmi belgenin geçerliliği için bir koşul olarak belirtilmiştir.

Örneğin, Yargıtay 11. Ceza Dairesi, 2015/32001 Karar numaralı Kararında; "Devlet bürokrasisinin ürettiği bir belge olan resmi belge, o bürokrasinin gerektirdiği, o tür belge için öngörülen biçim koşullarını taşımalıdır. Örneğin; imza, resmi belgenin varlığı için gereklidir. İmza dışında başlık, paragraf, paraf, soğuk damga, resmi mühür, tarih, sayı, ifade tarzı, konu itibariyle hitap şekli, kullanılan deyimler gibi belgesine göre genellikle aranan, yerine göre belgenin geçerlilik nedeni haline gelen koşullardır." diyerek paraf'ı resmi belgenin varlığı ve geçerliliği için bir koşul olarak belirtmiştir.

Bununla birlikte, Yargıtay Ceza Genel Kurulunda görüşülen bir davada ise (2006/200 K.); "Sanık, ...... olarak görev yaptığı dönemde, yasa ve yönetmeliklere aykırı olarak hazırlanan atama önerilerine paraf koyarak bilinçli tarzda onay vermiş, bu suretle görevde yetkisini kötüye kullanmıştır." şeklinde bir değerlendirmeye yer vermiş ve yapılan işlemden paraf sahibinin de sorumlu olduğunu ifade etmiştir.

Anılan Genel Kurul, ticari bir dava (2015/32001 K.) ile ilgili yaptığı incelemede ise; "İmzanın ilgili belge için zorunlu görüldüğü hallerde elle atılmış bir imzanın varlığı, belge niteliğinin varlığı bakımından zorunlu bir unsurdur. Örneğin özel hukukta, hukuk usulü bakımından senetlerin paraf edilmesi yeterli olmayıp, imzalanmış bulunması gerekmekte ve imzasız belge ikrar edilse dahi, senet olarak kabul edilmemekte, koşulları varsa yalnızca yazılı delil başlangıcı sayılmaktadır." değerlendirmesinde bulunmuştur.

Sonuç olarak bir evrakın üretilebilmesi ve resmi yazışmanın sonuçlandırılabilmesi için imzanın varlığına ihtiyaç duyulmakta ise de imza sürecinde yer alan paraf sahiplerin de yazının oluşturulmasına katkı sağlamaları nedeni yazının/işlemin sorumluluğuna ortak oldukları tartışmasız bir gerçek olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bu nedenle hazırlanan yazıya paraf atan kamu görevlisi yazının imzası bana ait değil diyerek rahat hareket etmemeli, işlemde sorumluluğu olduğu bilinciyle memuriyet hayatına devam etmelidir.