Memur özlük dosyası nasıl tutulur?

Bilindiği üzere 657 sayılı Devlet Memurları Kanununun 109 uncu maddesinde, "Memurlar, Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası esas alınarak kurumlarınca tutulacak personel bilgi sistemine kaydolunurlar. Her memur için bir özlük dosyası tutulur.
Özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgeler konulur.
Memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyaları göz önünde bulundurulur.
Özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usül ve esaslar Devlet Personel Başkanlığınca belirlenir." hükmü yer almaktadır.

Diğer taraftan, 15/4/2011 tarihli ve 27906 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2 Seri No'lu Kamu Personeli Genel Tebliğinde, Özlük Dosyası Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar bölümünde özlük dosyalarının tutulmasıyla ilgili şu hususlara yer verilmiştir:

-Memurlar T.C kimlik numaraları esas alınarak kurumlarınca Personel Bilgi Sistemine kaydolunurlar. Ayrıca burada memurun kişisel bilgileri ile mesleki bilgilerine yer verilir.

-Memura kurumsal olarak kimlik kartının verileceği ifade edilmiştir.

-Personel Bilgi Sistemine kayıt ve kurum kimlik belgesinin verilmesi hususları 657 sayılı Kanunun 4/B maddesine göre istihdam edilenler hakkında da geçerlidir.

-Her memur için tutulacak Özlük Dosyasının tarafsız şekilde tutulmasından Personel Birimlerinin sorumlu olduğu belirtilmiştir.

-Özlük Dosyalarının amacının memurun başarı, yeterlilik ve ehliyetlerinin tespiti, kademe ilerlemeleri ve derece yükselmeleri, emekliye ayrılmaları ve hizmetle ilişkisinin kesilmesidir.

-Özlük dosyasının sekiz bölümden oluştuğu ve her bölümde tutulması gereken bilgi, belge ve raporların nasıl saklanması gerektiği hükme bağlanmıştır.

-Belgelerin ilgili bölüme yerleştirilmesinde eski tarihli olanın altta olacak şekilde kronolojik sıraya göre yerleştirileceği ifade edilmiştir.

-Merkezde, Bakanlıklar veya kamu kurum ve kuruluşları, istihdam politikalarının uygulanmasında gerekli görürlerse elektronik ortamda özlük dosyasındaki bilgileri tutabileceklerdir.

-Görevi sona eren memurların özlük dosyasının saklanacağı belirtilmiştir.

-Özlük dosyalarının tutulmasında özel hayatın gizliliği ilkesine dikkat edileceği, dosyanın içeriği hakkında soruşturma ve kovuşturmaya yetkili merciler dışında açıklama yapılmaması gerektiği ve kişinin açık rızası olmadan bu bilgiler hakkında yayında bulunulamayacağı hükme bağlanmıştır.

-657 sayılı Kanunun 4/B maddesine göre istihdam edilenlerin dosyalarındaki bilgilerin tutulma esasları da ayrıca ifade edilmiştir.