Adalet Bakanlığı, dosyaların arşivde bekleme süresini yeniden ele almalı!

Hukuki uyuşmazlıkların nihayete ermesi neticesinde kurum arşivine intikal eden dosyaların arşivde saklanacağı süre Adalet Bakanlığı'nın Arşiv Hizmetleri Konulu 2006 yılında yayımlanan 128 sayılı genelgesi ve 2007 yılında yayımlanan 128/1 sayılı genelgesi ile belirlenmiştir. Söz konusu genelgenin yayımlandığı tarih ile günümüz teknolojilerinin gelişimi göz önünde bulundurulduğunda, dosyaların bütün halinde UYAP'a taranarak aktarılması, özellikle avukatların UYAP'ı etkin kullanması birlikte değerlendirildiğinde dosyaların arşivde bekleme süresi olarak belirlenen sürelerin kısaltılmasına ihtiyaç duyulmaktadır.

Hukuki uyuşmazlıklarda verilen nihai kararlar kesinleştikten sonra dava dosyası bütün halde kurum arşivine sevk edilmektedir. Davaların türlerine göre, dosyalar Adalet Bakanlığı'nın 128/1 sayılı arşiv genelgesinde belirtilen süreler dolduktan sonra imha işlemi gerçekleşmektedir.

Adalet Bakanlığı'nın UYAP'ın geliştirilmesine yaptığı yatırımların neticesi olarak davalarla ilgili her türlü belgeler UYAP'a taranarak aktarılmakta veya her türlü evrağın UYAP Vatandaş veya UYAP Avukat portalı ya da UYAP Bilirkişi portalı üzerinden gönderimi sağlanmaktadır. Her türlü belgelerin UYAP'ta kayıtlı olması dosyaların kaybı halinde bile dosyanın tekrar oluşturulmasındaki engeli ortadan kaldırmıştır. Bu bağlamda; Teknolojinin sürekli geliştiği, denizin altına veri merkezlerinin kurulduğu günümüzde, dosyaların arşivdeki bekleme süresinin kısaltılması durumunda adliye arşivlerinin kapasitesinde artış olacaktır.

Dava dosyasına sunulan kıymetli evraklar dosyada tutulmamaktadır. Hal böyle olunca, yazı işleri müdürünün denetiminden geçip kesinleşen, akabinde arşivde uzun süre bekleyen bir dosyanın bir yerden sonra arşivin yetersiz hale gelmesine sebep olacağı yadsınamaz. Özellikle yılda 3.500 dosyanın açıldığı büyük şehirlerde vergi mahkemelerinin dosyalarının kısa sürede tekemmül etmesi veya adli yargıda veraset ilamı dosyalarının kısa sürede arşive sevk edilmesi göz önünde bulundurulursa, arşivde bulunan dosyaların arşivin hacminin ne kadar büyük kısmını kapladığı daha net anlaşılacaktır.

NELER YAPILMALIDIR?

Öncelikle Adalet Bakanlığı, Arşiv Hizmetleri genelgesinde sürelere ilişkin kısaltma yapmalıdır. Arşivde 15 yıl bekleme süresi öngörülen dosyaların arşivi gereksiz yere doldurduğu göz önünde bulundurulmalıdır.

Arşiv sürelerinde kısaltma yapıldığında, hak sahiplerinin mağdur olmamaları için arşiv sürelerinin 1 yıl veya belirlenen bir süre sonra yürürlüğe girmesi sağlanmalıdır.

Konunun önemi ilgililer tarafından dikkate alınıp gereken düzenlemelerin yapılması dileğiyle.

ÇOTANAK