Devlet memuru, amirin 'yerine' imza atabilir mi?

Devlet memurluğunda bazı yazılı olmayan kurallar vardır ki, hepimiz onları görür, işitir, hisseder ve şahitlik ederiz ama öyle sıradan hale gelmiştir ki garipsemeyiz. Bunlardan birisi de genel bir uygulama haline dönüşen memurun "AMİRİNİN YERİNE İMZA" atarak işlem gerçekleştirmesidir.

Bilindiği üzere, gerek önceki yönetmelikte gerekse yenilenen "Resmi Yazışmalarda Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik"te "yerine imza" uygulaması gibi bir hüküm düzenlenmemektedir. İmza yetkisine haiz olan kişinin yerine başka bir kamu görevlisinin imza atabilmesi için iki seçenek bulunmaktadır. Bunlardan birincisi, ilgilinin izin veya geçici görevli olarak görevi başında olmadığı hallerde usulüne uygun olarak vekil tayin ettiği kişinin imzası, ikincisi ise ilgili mevzuatında yetkinin devredilebileceğine dair hüküm bulunmakla birlikte yetki devri yapılmış kişinin imzası olarak değerlendirilmektedir.

Özellikle son yıllarda tüm kamu kurumlarının Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçişi ile birlikte "YERİNE İMZA" uygulaması azalsa da, halen bir hayalet gibi idari işlemlerde varlığını hissettirmeye devam ettiriyor. Bununla birlikte yeni teknolojiler yeni çözümleri de (?) beraberinde gerektirmektedir. Elektronik Belge Yönetim Sistemine geçişle birlikte imza yetkisini haiz yöneticiler elektronik imzalarını beraberinde çalıştıkları sekreter ya da özel kalem personeline vererek bir takım evrakın bu kişiler aracılığıyla imzalanmasını sağlamaktadır.

Yerine imza atma durumu, amir pozisyonunda ya da imza görevi ile usulüne uygun olarak yetkilendirilmiş olan kişilerin mesai saatleri içerisinde yerinde olmamasına bağlı olarak hizmetin bir an evvel görülmesi ihtiyacından ötürü ortaya çıkmaktadır. Buradaki işlem genellikle icrai bir işlem olmamakta, kurum içerisinde sıradanlaşmış ve neticesinde herhangi bir hukuki sonuç doğurmayacağının herkesçe bilinmesinden kaynaklı olarak yapılmaktadır. İlave olarak, genellikle "YERİNE İMZA" atma işlemini gerçekleştiren memur bazen amiriyle olan "ikili ilişkisine" bağlı olarak doğan güvene esas alarak bu sorumluluğu üstlenmektedir.

Öte yandan, imza kişinin kimliğini ve karakterini taşıdığı gibi, bulunduğu görev açısından da önemli bir sorumluluğu ifade eder. Kişinin imzasına sahip çıkması, bulunduğu makama da sahip çıktığını, sorumluluğunu layıkıyla yerine getirdiği anlamına gelir. Aksi durumların, zihinlerde iyi bir izlenime yol açmayacağı herkesin malumdur. Bu bakımdan, ister yerine olsun isterse asıl imza sahibi olsun her imzanın bir sorumluluk getirdiği unutulmamalıdır.

Sonuç olarak, kamu personeli mümkün olduğunca bu tür durumlardan kaçınmalı, atılan imzadan kaynaklı bir hata hem kendi memuriyetini hem de yerine imza attığı kişinin memuriyetini sıkıntıya sokacağını asla aklından çıkarmamalıdır. En önemli ise asıl imza sahiplerinin işle ilgili durumlar hariç olmak üzere mümkün olduğunca makamında bulunmalı, imzaya ihtiyaç duyan kişilerin işlerinin gecikmesine neden olmamalıdır.