2005 Mali Yılı Bütçe Uygulama Talimatı (Sıra No: 8)

Bilindiği üzere, bütçe kanunlarıyla verilen ödeneklerin harcama yerleri ile saymanlıklara dağıtılması 1050 sayılı Muhasebe-i Umumiye Kanununun 71 inci maddesi uyarınca ödeme emri düzenlenmek suretiyle yapılmaktadır.

Ayrıca, 2005 Yılı Bütçe Kanununun 37 nci maddesinin (j) fıkrasında yer alan hükümlerle, 5018 sayılı Kanunun bütçe uygulamasına ilişkin hükümlerinin 2005 yılında uygulanmayacağı ve geçiş döneminde çıkabilecek tereddütleri gidermeye, gerekli tedbirleri almaya ve düzenlemeler yapmaya Maliye Bakanı yetkili kılınmıştır.

Öte yandan, bütçe uygulamaları BYES (Bütçe Yönetim ve Enformasyon Sistemi), muhasebe uygulamaları ise SAY2000i sistemleri tarafından yürütülmektedir.

Bu çerçevede;

- Elektronik ortamdan daha fazla yararlanılması,

- Bürokratik süreçlerin kısaltılarak iş süreçlerinin etkinleştirilmesi,

- Ödeme emirlerinin evrak olarak postalanmasından kaynaklanan zaman ve maliyet gibi sorunların ortadan kaldırılması,

- İta amirlerince bu amaçla imzalanan evrak sayısının azaltılması,

amaçlarıyla ödeme emirlerinin düzenlenmesi, imzalanması, onaylanması ve muhasebeleştirilmesi süreçleri yeniden düzenlenmiştir.

1 - Genel Esaslar

a - 2005 yılı bütçe uygulamalarında elektronik ortam desteğinin etkin ve verimli bir şekilde kullanılması; genel ve katma bütçeli kurumlar, bütçe dairesi başkanlıkları ve saymanlıklarda mükerrer veri girişlerinin ve iş yükünün azaltılması amacıyla üretilen verilerin paylaşılması esas olarak benimsenmiştir. Bu çerçevede, ödeme emirleri ve tenkisler BYES tarafından üretilecek ve kaydedilecektir.

b - Ödeme emri ve tenkisler saymanlıklarca SAY2000i sisteminde muhasebeleştirilecektir.

c - Kurum ve saymanlıklar bu bilgilere erişebilir, izleyebilir ve denetleyebilir olacaklardır.

d - Dökümü alınan belgeler ile sistem kayıtları arasında tutarsızlıklar olması halinde sistem kayıtları esas alınacak ve gerekirse sistemlerden alınan dökümler yenilenecektir.

e - Ödeme emirleri ve tenkis belgelerinin düzenlenmesi mekanizması revize edilerek, ita amirlerince tüm ödeme emirlerinin kontrol ve imzası yerine icmal düzeyinde bir liste hazırlanacak ve ita amirlerince sadece bu liste (ödeme emri icmali) imzalanacaktır.

f - Bu belgeler, saymanlıklara evrak olarak postalanmayacaktır.

g - Ödeme emirleri ve icmal listeler, kuruş kullanılmadan YTL olarak düzenlenecektir.

2 ? Kurumlar Tarafından Yürütülecek İşlemler

a - Bütçe ödeneklerinin dağıtımı, esas itibariyle ilgili birimlerince planlanır ve bu birimlerce düzenlenecek bir örneği Ek: 1'de yer alan ödeme emri belgesiyle sağlanır.

b - Yukarıda belirtilen sakıncaları gidermek ve kolaylıkları sağlamak üzere ilgili birimler BYES'i kullanarak bir örneği Ek: 2'de yer alan ödeme emri icmali belgesini oluşturacaklar ve ita amirlerine imzalatarak Bütçe Dairesi Başkanlığına iletilecektir.

c - Bütçe dairesi başkanlıklarına iletilen ödeme emirlerinin BYES'te onaylanması aşamasına kadar kurumların, ödeme emirlerinde değişiklik yapma imkanı bulunmaktadır. Ayrıca, henüz onaylanmamış ödeme emirlerinden vazgeçilmesi halinde bu ödeme emirlerinin iptal edilmesi de mümkündür.

d - Kurumlar, ihtiyaç duymaları halinde BYES'te onaylanmış ödeme emirlerinin birer örneğini dosyalarında muhafaza edebilecekler, ilgili taşra teşkilatını da bilgilendirebileceklerdir.

e - Kurumlar, ekonomik sınıflandırmanın 01-Personel giderleri ve 02- Sosyal güvenlik kurumlarına Devlet primi giderleri altında yer alan ödenekler ile gerekli gördükleri diğer ödeneklere ilişkin ödeme emirlerinin bütçe dairesi başkanlıklarınca düzenlenmesini isteyebilirler. Bu durumda, ne tutarda ve hangi bütçe tertiplerindeki ödeme emirlerinin bütçe dairesi başkanlığınca düzenleneceği konusunda kurum ita amirinin onayının alınması ve bunun yazılı olarak bütçe dairesi başkanlığına bildirilmesi gerekir.

3 - Bütçe Dairesi Başkanlıklarınca Yürütülecek İşlemler

a - İcmal listede yer alan ödeme emirleri, yılı bütçe kanunu ve diğer mali mevzuat hükümlerine, bütçe tertibine, ayrıntılı harcama programına, bütçe ödeneklerinin dağıtım ve kullanımına ilişkin usul ve esaslara uygunluğu yönünden kontrol edilecektir.

b- Talep icmal listesinde yer alan ancak, yukarıda belirtilen açılardan yapılan inceleme sonucu uygun bulunmayan ödeme emirleri gerekçeleri ile birlikte kuruma iade edilecektir.

c - Yapılan kontrol sonucu uygun bulunan ödeme emirlerinin birer nüsha dökümleri alınarak imzalanacak ve BYES'te onaylanacaktır.

d - Bu Talimat çerçevesinde kurumun bütçe dairesi başkanlığınca düzenlenmesini talep ettiği ödeme emirlerinde de aynı kontroller yapılarak belgeler düzenlenecek ve onaylanacaktır.

e - Sistemde onaylanan ödeme emirlerinin değiştirilmesi veya düzeltilmesi imkanı bulunmamaktadır. Onaylanan ödeme emirlerinden vazgeçilmesi halinde veya düzeltilmesi ihtiyacı ortaya çıktığında, harcama ve avans durumuna göre ve kurumun yazılı talebi üzerine bütçe dairesi başkanlığınca tenkis belgesi düzenlenecektir.

4 - Maliye Bakanlığı Merkezinde Yürütülecek İşlemler

a - BYES'te onaylanan ödeme emri ve tenkis bilgileri SAY2000i sistemine sayısal ortamda aktarılacaktır.

b - SAY2000i sistemine aktarılan ödeme emirleri, bu sistem tarafından sayısal ortamda ilgili saymanlıklara ulaştırılacaktır.

c - Muhasebeleştirilen ödeme emirlerine ait bilgiler SAY2000i sisteminden BYES'e aktarılacak ve ilgili kurumların ve bütçe dairesi başkanlıklarının bilgisine sunulacaktır. İhtiyaç halinde ödeme emirlerinin gönderildiği birimlerin ödemelerinin yapıldığı saymanlıklar tarafından düzenlenen tenkis belgelerine ait bilgiler de benzer biçimde BYES kayıtlarına alınarak ilgili kurumların ve bütçe dairesi başkanlıklarının bilgisine sunulacaktır.

5 - Saymanlıklarca Yürütülecek İşlemler

a - Saymanlıklar kendilerine sayısal ortamda gönderilen ödeme emri kayıtlarını SAY2000i sistemini kullanarak muhasebeleştireceklerdir.

b - Saymanlıklar ihtiyaç duyulması halinde, muhasebeleştirdikleri ödeme emirlerinin birer nüsha dökümlerini onaylayarak kurumların ilgili birimlerine vereceklerdir.

c - Aynı şekilde saymanlığın evrak düzeni açısından ihtiyaç duyulan ödeme emri belgelerinin yeterli sayıda nüshası sistemden döküm alınarak karşılanacaktır.

d - İhtiyaç halinde ödeme emirlerinin gönderildiği birimlerin ödemelerinin yapıldığı saymanlıklar tarafından da tenkis belgesi düzenlenebilecektir.

6 ? Tenkis Düzenlenmesi

Tenkis düzenlenmesinde de ödeme emirleri için yukarıda belirtilen esas ve usuller uygulanacaktır.

7 - Diğer Hususlar

a - Bunun için kurumların ödeme emri düzenleyen birimlerinde görevli personelden yetkili olanlarının BYES'i kullanabilmeleri için daha önce verilen kullanıcı ismi ve parolalar kullanılmaya devam edilecektir. Ancak, ilgili personelde değişiklik olması halinde yetkilerin revize edilmesi için bu değişiklik taleplerinin bir yazıyla Bakanlığımız Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğüne iletilmesi gerekmektedir.

b - İlgili kurumlar saymanlıklara iletilen ödeme emirlerini BYES'ten kontrol edebilir ve ihtiyaç halinde dökümlerini alabilirler.

c - Bu Talimatın uygulamasına ilişkin olarak ortaya çıkabilecek tereddütleri gidermeye, BYES ve SAY2000i sistemleriyle gerekli açıklamaları yapmaya Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü ile Muhasebat Genel Müdürlüğü yetkilidir.

Uygulamanın yukarıda belirtilen hususlara göre yürütülmesini arz/rica ederim.