Memur özlük dosyaları kaç yıl saklanmalıdır?

657 sayılı Kanunun "memur bilgi sistemi, özlük dosyası" başlıklı 109'uncu maddesinde; her memur için bir özlük dosyasının tutulması, özlük dosyasına, memurun mesleki bilgileri, mal bildirimleri; varsa inceleme, soruşturma, denetim raporları, disiplin cezaları ile ödül ve başarı belgesi verilmesine ilişkin bilgi ve belgelerin konulacağı, memurların başarı, yeterlik ve ehliyetlerinin tespitinde, kademe ilerlemelerinde, derece yükselmelerinde, emekliye ayrılmalarında veya hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde, hizmet gerekleri yanında özlük dosyalarının göz önünde bulundurulacağı, özlük dosyalarının tutulma esasları ile özlük dosyalarında yer alacak belgelere ilişkin usul ve esasların Devlet Personel Başkanlığı'nca belirleneceği hüküm altına alınmıştır.

Bahse konu usul ve esaslar dönemin Devlet Personel Başkanlığı'nca 2 seri numaralı Kamu Personeli Genel Tebliği ile belirlenmiş olup, Tebliğin Özlük Dosyası Tutulmasına İlişkin Usul ve Esaslar başlıklı (D) başlığında açıklanmış, (D) başlığının 8. Maddesinde "görevi herhangi bir şekilde sona eren memurların özlük dosyaları kurumlarınca saklanır" şeklinde düzenleme yapılmıştır.

Memur özlük dosyalarının kaç yıl saklanacağı Kanunda ve Tebliğde belirtilmemiş, saklanma esasları sadece Tebliğde belirtilmiş ancak saklanma süresine yer verilmemiştir.

18 Ekim 2019 tarihli Resmi Gazete' de yayımlanan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğin 4'üncü maddesinde "arşiv", "arşiv belgesi", "arşivlik belge" aşağıdaki şekilde tanımını bulmuştur.

Arşiv: Kamu kurum ve kuruluşlarında yapılan iş ve işlemler, haberleşmeler ile gerçek veya tüzel kişilerin gördükleri hizmetler neticesinde oluşan belgelerin barındırıldığı yerler.

Arşiv belgesi: Son işlem tarihi üzerinden 20 yıl geçmiş veya 15 yıl geçtikten sonra kesin sonuca bağlanmış bulunan ve günlük iş akışı içinde işlevi bulunmayan, varsa tabi olduğu diğer mevzuatlar ile saklama planlarındaki saklama sürelerini tamamlayan, üretim biçimleri, donanım ortamları ne şekilde olursa olsun geleceğe, tarihi, siyasi, sosyal, kültürel, hukuki, idari, askeri, iktisadi, dini, ilmi, edebi, estetik, biyografik, jeneolojik ve teknik herhangi bir değer olarak intikal etmesi gereken ve bir bilgiyi içeren yazılmış, çizilmiş, resmedilmiş, görüntülü, sesli veya elektronik ortamlarda üretilmiş belge.

Arşivlik belge: Süre bakımından arşiv belgesi vasfını kazanmayan veya bu süreyi doldurmasına rağmen güncelliğini kaybetmeyen, hizmetin yürütülmesi açısından işlevi olan belge.

Bu bahse konu Yönetmelikte her ne kadar memur özlük dosyası adı altında özlük dosyalarının saklanma süreleri konusunda açık bir düzenleme olmazsa bile saklanma süresinin 20 yıl olduğunu söyleyebiliriz.

Önemli Not: Yukarıda yer alan Yönetmelik ile kaldırılan Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğinin (16.05.1988 tarihli ve 19816 sayılı Resmi Gazete 'de yayımlanmış idi) "Tarifler" başlıklı 3'üncü maddesinin (b) bendinde "arşivlik malzeme" tanımı yapılırken "son işlem tarihi üzerinden 101 yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları" düzenlemesine yer verilmiş idi. Yeni Yönetmelik ile yukarıdaki düzenlemeler yapılmış, eski Yönetmelikte "arşivlik malzeme" yerine yeni Yönetmelikte "arşivlik belge" olarak yerini almış, yeni Yönetmelikte 101 yıl süresine yer verilmemiştir. Eski Yönetmeliğin yürürlükte bulunduğu sürede Kişisel Verileri Koruma Kurulu vermiş olduğu kararında (Tarih: 28.06.2018, Sayı:2018/69) özetle; Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmeliğe göre son işlem tarihi üzerinden 101 yıl geçmemiş memuriyet sicil dosyaları içerisinde yer aldığı hususlarından hareketle, 6698 sayılı Kanunun 7'inci maddesinde belirtildiği üzere kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin de henüz ortadan kalkmaması dolayısıyla şikayetçinin talebinin veri sorumlusu tarafından karşılanmamasının uygun olduğuna karar verilmiştir. Kurulun, yeni Yönetmeliğin yürürlüğünden sonrası vereceği karar elbette yürürlükte bulunan Yönetmelik çerçevesinde olacaktır.