MEB, 'Tefbis'te yapılacak işlemleri açıkladı
T.C.
MİLLÎ EĞİTİM BAKANLIĞI
Strateji Geliştirme Başkanlığı
Sayı : 84536802/841.99/223281
Konu: TEFBÎS
17/12/2012
11 Nisan 2012 tarihli Resmi Gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren 6287 sayılı "İlköğretim ve Eğitini Kanunu ile Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılmasına Dair Kanun'Ma, ilköğretim, ortaokul ve lise 4+4+4 şeklinde zorunlu kademeli hale getirilerek, yeniden yapılandırılmıştır.
MEBBİS veri tabanında yukarıda belirtilen Kanunun yürürlüğe girmeden önce ilköğretim kurumları tek çatı altında olup her birinin sistem üzerinde bir tek kurumsal kodu mevcuttu ve Türkiye'de Eğitimin Finansmanı ve Eğitim Harcamaları Bilgi Yönetim Sistemi Projesi (TEFBİS) sisteminde okulların tüm gelir ve harcamaları bu kurumsal kod üzerinden tek okul (ilköğretim) olarak kayıt altına alınmaktaydı.
İlköğretim okullarının ilkokul ve ortaokul olarak yeniden yapılandırılması ile birlikte MEBBİS siteminde tüm ilköğretim okulları kapatılarak ve yerlerine yeni kurumsal kodlar verilerek bir kısmı ilkokul bir kısmı ise ortaokul olarak açılmıştır. İlköğretim okulu olarak daha önce elde edilen tüm gelir ve harcamaların kayıtları kapatılan ilköğretim okulları üzerinde kalmıştır. İlköğretim okullarının dönüştürme işlemlerinde bir kısmı aynı binada bağımsız ilkokul bir kısmı aynı binada bağımsız ortaokul bir kısmı ise aynı binada hem ilkokul hem de ortaokul olarak açılmıştır. Dönüştürme işleminden sonra yeni açılan ilkokul ve ortaokullara eski kurumsal kod ile girilen verilerin de aktarılması gerekmektedir. İlköğretim okullarının ilkokul ve ortaokul olarak yapılandırılmasından sonra da gelir ve gider kayıtlarının TEFBİS sistemi üzerinde ayrı ayrı tutulmasına devam edilecektir.
Okul yöneticilerine ayrıca yeni bir iş yükü getirilmemesi amacıyla; il/ilçe milli eğitini müdürlükleri tarafından 25 Aralık 2012 tarihine kadar; ilköğretim okulu ilkokula dönüştürülmüş ise ilkokul ile, ortaokula dönüştürülmüş ise ortaokul ile eşleştirilecektir. Eşleştirme işlemine il/ilçe milli eğitim müdürlüğü tarafından onay verildikten sonra Bakanlığımız Bilgi İşlem Grup Başkanlığı tarafından TEFBİS'te daha önce ilköğretim okulu olarak elde edilmiş gelirler ve yapılmış harcamalar eşleştirilen okula (ilkokul-ortaokul) otomatik olarak aktarılacaktır. İlköğretim okulu hem ilkokul hem ortaokula dönüştürülmüş ise hem ilkokul hem de ortaokul ile eşleştirilecektir. İlköğretim okulu iken elde edilen gelirler ve yapılan harcamalar sistem tarafından otomatik olarak öğrenci sayısı fazla olan okula aktarılacaktır. Aktarma işlemleri Bakanlık tarafından 31 Aralık 2012 tarihine kadar gerçekleştirilecektir.
Ayrıca; yeni açılan ilkokul ve ortaokullar, 7 Ocak 2012 tarihinden itibaren MEBBİS'e kurum kullanıcısı ve şifreleri ile giriş yaptıklarında, MEBBİS'in ana ekranı üzerinden TEFBİS Sistemine girişlerini sağlayacak kurumsal kullanıcı ve şifrelerini alabileceklerdir.
Eşleştirme işlemi yapılırken;
1. A ilköğretim okulu dönüştürme işlemi sonunda bağımsız B ilkokulu oldu ise il/ilçe milli eğitim müdürlükleri "Milli Eğitim Müdürlükleri Modülü"nde aşağıda izah edildiği gibi A ilköğretim okulunu B ilkokulu ile eşleştirecektir. Eşleştirme sonucunda A ilköğretim okulunun dönüştürmeden önceki tüm gelir ve gider kayıtları TEFBİS sistemi üzerinden hiçbir veri giriş işlemine gerek kalmadan Bakanlık tarafından B ilkokuluna otomatik olarak aktarılmış olacaktır. Dönüştürme işleminden sonra elde edilen gelirler ve yapılan harcamalar sisteme girilmemiş ise B ilkokulunun verileri olarak yeni kullanıcı kodu ve şifresi ile TEFBİS'e girilmeye devam edilecektir.
2. A ilköğretim okulu dönüştürme işlemi sonunda bağımsız C ortaokulu oldu ise il/ilçe milli eğitim müdürlükleri "Milli Eğitim Müdürlükleri Modülü"nde aşağıda izah edildiği gibi A ilköğretim okulunu C ortaokulu ile eşleştirecektir. Eşleştinne sonucunda A ilköğretim okulunun dönüştürmeden önceki tüm gelir ve gider kayıtları TEFBİS sistemi üzerinden hiçbir veri giriş işlemine gerek kalmadan Bakanlık tarafından C ortaokuluna otomatik olarak aktarılmış olacaktır. Dönüştürme işleminden sonra elde edilen gelirler ve yapılan harcamalar sisteme girilmemiş ise C ortaokulunun verileri olarak yeni kullanıcı kodu ve şifresi ile TEFBİS'e girilmeye devam edilecektir.
3. A ilköğretim okulu iken dönüştürme sonunda hem B ilkokulu hem deC ortaokul oluşturuldu ise il/ilçe milli eğitim müdürlükleri tarafından A ilköğretim okulu hem B ilkokulu hem de C ortaokulu ile eşleştirilcccktir. A ilköğretim okulunun dönüştürmeden önceki tüm gelir ve gider kayıtları TEFBİS sistemi üzerinden hiçbir veri giriş işlemine gerek kalmadan ilkokulun öğrenci sayısı fazla ise ilkokula, ortaokulun öğrenci sayısı fazla ise ortaokula Bakanlık tarafından otomatik olarak aktarılmış olacaktır.
4. Aynı binalarda kurulan ilkokulların ve ortaokulların il/ilçe milli eğitim müdürlükleri tarafından eşleştirmeleri ve Bakanlık tarafından veri aktarma işlemi yapıldıktan soma varsa sisteme girilmeyen gelir ve gider verileri yeni kullanıcı kodu ve şifreleri ile TEFBİS sistemine girilmeye devam edilecektir. Veri giriş işlemleri yapılırken elde edilen gelirin ve yapılan harcamanın hangi okula ait olduğu önem taşımaktadır. Eğer elde edilen gelirin ve yapılan harcamanın tamamı ilkokula yönelik ise ilkokula, ortaokula yönelik ise ortaokula veri girişi yapılacaktır. Ancak elde edilen gelir ve harcamaların kesin olarak ayırt edilememesi durumunda öğrenci sayılarına göre hesaplanmış öğrenci oranları göz önünde bulundurulacaktır. Örnek; aynı binalarda öğrenim gören öğrencilerin sayısı toplam 1000 olsun. Bu öğrencilerin 600'ü ilkokul, 400'ü ortaokul öğrencisi olduğunu kabul edelim. Bu binalarda okuyan öğrencilerin %60'ı ilkokul, %40'ı ortaokul öğrencisidir. Bu nedenle elde edilen gelirlerin %60'ı ilkokula, %40'ı ortaokula, yine yapılmış bir harcamanın %60'ı ilkokula, %40'ı ortaokula veri girişi yapılacaktır.
Eşleştirme İşleminde Dikkat Edilecek Hususlar;
1. Okul Eşleştirmeleri Onay Ekranına, "Milli Eğitim Müdürlükleri Modülü"nden Düzenleme nıenüsünden ulaşabilirsiniz.
2. Bu ekran 6287 sayılı Kanun kapsamında (4+4+4) kapanan eski ilköğretim okullarının yerine açılan ilkokul ve ortaokullarla eşleştirme işleminin yapılabilmesi ve daha önceden girilen verilerin yeni kurumlara aktarılabilmesi için hazırlanmıştır.
3. İl/İlçe MEM'ler bu ekranda bir defaya mahsus olarak okul eşleştirmesi yapacaklardır. Sistem bundan soması için kapanan ve yerine yeni açılan okulların eşleştirmesini ve veri aktarımını otomatik yapacaktır.
4. Bu ekranın sol tarafında yer alan listeden "Açılan Yeni Okulları" yine ekranın sağ tarafında bulunan listede ki "Kapanan Eski Okullar" altına tek tek tutup sürükle bırak yöntemiyle eşleştirme işlemi yapılacaktır. Burada eşleştirme yaparken eşleştirilen okulların doğru okullar olduğundan kesinlikle emin olunmalıdır. Aksi takdirde eşleştirme hatalarının geri dönüşü kesinlikle mümkün olmayacaktır.
5. Eşleştirme yapıldıktan soma aşağıda bulunan "Okul eşleştirme işlemini onaylıyorum." kutucuğu mutlaka işaretlenmelidir. Bu onay işlemi yapılmadığı takdirde eşleştirmeleriniz dikkate alınmayacaktır.
6. Eski ve yeni okul arasında bire bir eşleştirme varsa eski okulun verileri olduğu gibi yeni okula aktarılacaktır. Eski okulla eşleşen birden fazla okul varsa sistem öğrencisi fazla olan okula göre aktarma işlemini yapacaktır.
7. Onay işleminden sonra sistem tarafından yapılacak işlemlerse şunlardır;
- Eğer oluşturulmamışsa yeni okul için kurumsal kullanıcı oluşturulması ve yetkilerinin tanımlanması,
- Kurumsal olmayan kullanıcıların kapanan okulla ilişiğinin kesilmesi,
- Okul bilgilerinin yeni okula aktarılması,
- Yukarıda ki 6. maddeye göre okul da tanımlı olan Modüllerin (Okul, Okul Aile Birliği, Okul Öncesi, Döner Sermaye) ve bunlarda ki okula ait verilerin yeni okula aktarılması.
8. Sistemle ilgili karşılaşılan bir sorun olursa, ekranın sağ üst köşesinde bulunan "Hata Bildir" düğmesine tıklanarak bu link üzerinden karşılaşılan sorunlar çözülebilecektir.
İl/ilçe milli eğitim müdürlükleri tarafından eşleştirme işlemi, Bakanlık tarafından veri aktarım işi gerçekleştirildikten sonra (okul yöneticileri eşleştirme ve veri aktarım aşamalarında hiçbir işlem yapmayacaktır) okul yöneticilerinin 2012 yılına ait sisteme girmedikleri gelir ve gider verilerini yukarıda yapılan açıklamalar doğrultusunda 7 Ocak 2013 tarihinden itibaren en geç 15 Şubat 2013 tarihine kadar TEFBİS sistemine girmeleri gerekmektedir.
Ayrıca sistem üzerinde yapılan incelemede bazı ortaöğretim kurumları ve okulöncesi eğitim kurumlarının da sisteme giriş yapmadıkları veya verileri eksik girdikleri tespit edilmiştir. Bu kurumların da yukarıda belirtilen tarihe kadar 2012 yılına ait veri girişleri tamamlanacaktır.
Bilgilerinizi ve gereğini önemle rica ederim.
Nurettin KONAKLI Bakan a. Başkan